Drift og vedligeholdelse

Drift og vedligeholdelse af ejendommen er en central opgave for bestyrelsen i ejerforeningen.

I den typiske bestyrelse har medlemmerne ikke nødvendigvis viden, erfaringer eller faglighed til at varetage den planlægning og de beslutninger, som er nødvendigt for at foreningens bygningeraltid fremstår vel-vedligeholdt.
Vi anbefaler alle ejerforeninger at oprette en vedligeholdelsesplan, og at der tilknyttes en fast drifts- og byggerådgiver til at hjælpe med udførelsen.

Overblik over vedligeholdelsen

Fire grundelementer er vigtige for en vedvarende og effektiv vedligeholdelse af ejendommen:

• En vedligeholdelsesplan, der giver overblik over behovet for vedligeholdelse på et givent tidspunkt, og som angiver hvornår vedligeholdelse bør erstattes af renoveringer. En tommelfingerregel er, at man bør overveje at renovere (udskifte), når det er dyrere at vedligeholde end at udskifte.
• Driftsbudget, der på årsbasis indeholder konkrete vedligeholdelsesopgaver fra vedligeholdelsesplanen, brudt ned til udførlige og målrettede aktiviteter og et detaljeret budget.
• Renoveringsprojekter (byggesager), der rettidigt sikrer udskiftning af nedslidte bygningsdele.
• Målrettet økonomistyring, der sikrer at ejerforeningen kan finansiere både vedligeholdelse og renoveringer, uden at ejerudgiften stiger uventet og unødigt.

Løbende drift og vedligeholdelse i ejerforeningen

Det er bestyrelsens ansvar at vedligeholde foreningens ejendom løbende. Bestyrelsen kan med fordel indgå aftale med en fast driftsrådgiver, som hjælper med at planlægge og styre den løbende drift.

Uden en driftsrådgiver, er det ejerforeningens bestyrelse, der alene planlægger og styrer driften. Her er det vigtigt at orientere administrator om bestyrelsens planer og ikke mindst betydningen af driftsaktiviteterne for foreningens økonomi.

Daglig drift

En vicevært eller et ejendomsservicefirma kan udføre den løbende drift og vedligeholdelse efter aftale. Viceværten og/eller ejendomsservicefirmaet arbejder efter instruks fra bestyrelsen eller driftsrådgiveren – indenfor de rammer som er sat i ejerforeningens vedligeholdelsesplan og vedligeholdelsesbudget.

Vedligeholdelsesplan og driftsbudget hænger tæt sammen

Vedligeholdelsesplanen og driftsbudgettet opdateres årligt for dernæst at blive godkendt af generalforsamlingen. Det sker oftest i forlængelse af generalforsamlingens godkendelse af ejerforeningens budget for det efterfølgende regnskabsår.

Inden driftsbudgettet skal udformes, forslår vi, at bestyrelsen besigtiger ejendommen sammen med vicevært og/eller foreningens driftsrådgiver. Det giver bestyrelsen et grundigt indblik i, hvad ejendommens tilstand er, så næste års drift tilrettelægges målrettet. Indblikket medvirker desuden til, at det bliver nemmere at forklare driftsbudgettets indhold og sammensætning for generalforsamlingen.

Der kan opstå behov for at tilpasse vedligeholdelsesplanen i løbet af året. For at de nødvendige beslutninger om tilpasningerne træffes rettidigt, bør bestyrelsen kontinuerligt holde en tæt dialog med vicevært og/eller driftsrådgiver. Bestyrelsen kan på den måde holde styr på, at vedligeholdelsen sker som planlagt og tager højde for uforudsete ændringer.