Værd at vide om juridiske forhold

På denne side finder I information om juridiske forhold som GDPR, vedtægter og husorden, forretningsorden, forsikringer og tvister.

Vi anbefaler, at I som bestyrelse tænker over, hvornår og på hvilken måde der behandles og opbevares personoplysninger i foreningen. Det gælder især, når der er tale om følsomme personoplysninger. For i situationer hvor foreningen håndterer personoplysninger, skal persondatareglerne opfyldes. I dette afsnit finder I den mest nødvendige information om persondataforordningen og reglerne for håndtering af personlig information.

• Opret en fælles bestyrelsesmail. På den måde undgår I at bruge private mailadresser, og I undgår dermed, at mails til og fra bestyrelsen skal behandles som personoplysninger på grund af mailadressen.

• Husk adgangsbegrænsning til arkiv, hjemmeside mv.

• Indgå databehandleraftaler, hvis I har leverandører, der behandler persondata for jer.

• Udarbejd en privatlivspolitik, der giver oplysninger til de registrerede om bl.a., hvilke persondata I behandler om dem, og hvem I videregiver dem til.

Vigtige begreber i persondataforordningen

• Dataansvarlig. Den dataansvarlige afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger.

• Databehandler. Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige og efter instruks fra denne.

Almindelige personoplysninger

Almindelige personoplysninger er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om dette forudsætter kendskab til andre oplysninger om personen. F.eks. et navn, bopæl, alder, køn, øjenfarve, civilstand, løn, gæld, telefonnummer eller et registreringsnummer. Også oplysninger i form af f.eks. et billede, videooptagelser eller et fingeraftryk er personoplysninger.

Følsomme personoplysninger

En særlig kategori af personoplysninger, der er forbundet med en højere risiko for den enkelte, herunder race og helbredsoplysninger. For denne kategori gælder der særlige skærpede beskyttelseskrav. Det er oplysninger om:

• Race eller etnisk oprindelse

• Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning

• Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

• Genetiske eller biometriske data, hvis behandling sker med identifikation som formål

• Helbredsoplysninger

• Seksuelle forhold eller seksuel orientering

Personoplysninger om strafbare forhold

En anden kategori med en særlig beskyttelsesgrad er oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser.

CPR-numre

Efter den danske særlovgivning (persondataloven) gælder der skærpede krav for beskyttelse af oplysninger om CPR-nummer, selvom de efter EU-forordningens kategorier falder under de ’almindelige’ personoplysninger.

Som en hjælp til vores ejerforeninger har vi udarbejdet en skabelon til en privatlivspolitik.

Ifølge persondatalovgivningen skal virksomheder, der er dataansvarlige, have en privatlivspolitik der beskriver, hvordan personlige oplysninger bliver behandlet. Politikken skal bl.a. redegøre for typer af data, formål og behandlingshjemmel samt forklare, hvilke tiltag der er blevet gjort rent sikkerhedsmæssigt for at sikre, at tiltagene efterleves. Foreninger er også omfattet af dette krav, og vi anbefaler derfor vores foreningskunder at udarbejde en privatlivspolitik.

Vi arbejder på at få en skabelon til privatlivspolitik op.

Alle foreninger håndterer personoplysninger forskelligt. Skabelonen indeholder derfor markerede områder, som I selv skal udfylde. Derudover skal I i foreningen altid vurdere indholdet. F.eks.:

• Kan I efterleve den?

• Skal den tilrettes?

• Skal der oplyses om andet i politikken?

• Overholder foreningen i øvrigt persondatareglerne?

• Vær særligt opmærksom på, at privatlivspolitikken ikke kan erstatte juridisk rådgivning om jeres forpligtelser i forhold til persondatalovgivningen.

Her finder I information om alt relevant vedrørende vedtægter og husorden.

Ejerforeningens vedtægter

Vedtægterne er regelsættet, der sammen med lovgivningen regulerer forholdet mellem ejerne og foreningen. Reglerne fastsætter også rammerne for, hvordan foreningen og ejendommen skal drives.

Bestyrelsen er valgt af generalforsamlingen og har til opgave at varetage foreningens og ejernes interesser. De skal sikre, at vedtægterne overholdes, og at foreningen fungerer effektivt.

Grundprincipper

Grundprincipperne for fortolkning af vedtægter i en ejerforening er, at de altid skal fortolkes objektivt, sagligt og med respekt for lighedsgrundsætningen. Dette betyder, at alle ejere skal behandles lige. Når vedtægterne giver bestyrelsen beføjelse til at træffe beslutninger, skal bestyrelsen altid træffe beslutninger i overensstemmelse med disse grundprincipper.

Ejerforeningens husorden

I de fleste vedtægter er der en bestemmelse om en husorden. Ofte fremgår det blot, at generalforsamlingen kan fastsætte regler om husorden – og da der sjældent er formuleret særlige krav til vedtagelse af en husorden, vil en husorden i de fleste foreninger kunne besluttes med simpelt flertal.

En husorden indeholder generelle regler og retningslinjer for medlemmerne af ejerforening og eventuelle lejere. Formålet er at sikre, at beboerne udviser sund fornuft og hensyn over for hinanden og foreningens ejendom. Typisk indeholder husordenen også specifikke retningslinjer for affaldshåndtering, brug af altaner og regler om husdyr.

Husordenen skaber en fælles ramme for ejere og beboerne og bidrager til et godt naboskab og trivsel i foreningen.

For ejerforeninger er der den 29. november 2020 besluttet en ny normalvedtægt, som fra 1. januar 2022 gælder for alle ejerforeninger, i vidt omfang i respekt af en af ejerforeningen vedtaget og tinglyst særvedtægt. Der er ufravigelige regler i den nye normalvedtægt, hvorfor alle ejere og ejerforeninger bør være opmærksom på normalvedtægten.

Spørgsmål om jeres vedtægter eller husorden?

Har I spørgsmål i forbindelse med vedtægter eller husorden, kan I henvende jer til jeres faste kontaktperson hos DEAS.

I kan ligeledes kontakte DEAS' juridiske afdeling, som kan hjælpe med formulering eller tolkning af bestemmelser i vedtægterne.

Vi står klar med rådgivning

Har I spørgsmål i forbindelse med vedtægter eller husorden, kan I henvende jer til jeres faste kontaktperson hos DEAS. I kan ligeledes kontakte vores juridiske afdeling, som kan hjælpe med formulering eller tolkning af bestemmelser i vedtægterne.

Vi anbefaler, at I som bestyrelse får lavet en forretningsorden, der dokumenterer, hvordan opgaver og ansvar fordeles mellem medlemmerne.

Sådan griber I opgaven an

I bestyrelsen bør I udpege ét ansvarligt bestyrelsesmedlem for hvert opgaveområde, så I ikke alle udfører det samme arbejde og undgår, at flere bestyrelsesmedlemmer taler med administratorer eller andre rådgivere om de samme problemstillinger og opgaver.

I bør i øvrigt altid være enige om, hvordan kommunikationen med samarbejdspartnere og hjælpere skal foregå.

Arbejdsgrupper

I kan varetage identificerede opgaver selv – og fordele opgaverne mellem jer. Men I kan også vælge at sammensætte en arbejdsgruppe, hvor også medlemmer af ejerforeningen, som ikke sidder i bestyrelsen, kan deltage. Vi anbefaler, at der i en arbejdsgruppe altid sidder mindst ét bestyrelsesmedlem, som er bestyrelsens repræsentant og som fungerer som kontaktperson til bestyrelsen.

Herunder kan I læse om de nødvendige forsikringer, hvad der kan påvirke jeres forsikringer samt risikovurdering og vedligeholdelsesplaner.

De nødvendige forsikringer

Det er bestyrelsens ansvar at sikre, at ejerforeningens ejendom altid er forsikret mod bygningsbrand og anden bygningsskade. Herudover kan I med fordel tegne følgende forsikringer:

• Husejeransvarsforsikring.

• Udvidet rørskade-, svampe- og insektskadeforsikring.

• Glas- og kummeforsikring.

Vedligehold og stand er afgørende

I skal være opmærksom på, at vilkårene og ikke mindst prisen for forsikringer hænger nøje sammen med ejendommens stand – og herunder ikke mindst med, hvordan ejerforeningens forsikringshistorik ser ud.

Har foreningen en historie med hyppige og omkostningsfulde skader, vil det typisk medføre højere forsikringspræmier og/eller forbehold i forsikringsbetingelserne om, at forsikringen ikke dækker eller kun delvist dækker.

Der er mange penge at spare på generelle forsikringsvilkår og selvrisiko, hvis ejerforeningens ejendom er velvedligeholdt, og hvis bestyrelsen er opmærksom på, hvor forsikringspræmierne typisk er mest ’sårbare’.

Vi vil anbefale jer, at I jævnligt går foreningens forsikringer igennem og herunder, at dækningsomfang og priser bliver vurderet og eventuelt konkurrenceudsat.

Risikovurdering og vedligeholdelsesplaner

Når I skal planlægge, hvordan ejerforeningens ejendom skal vedligeholdes og renoveres, kan det derfor være en god idé at være opmærksom på, om forsikringsselskabet har formuleret forbehold eller anbefalinger, som bør indarbejdes i den kommende byggesag. Vi anbefaler, at I får forsikringsselskabet til at besigtige ejendommen. På den måde kan I medtage forsikringsselskabets risikovurdering, når I skal vurdere, hvilke projekter der skal gennemføres. Vi samarbejder med flere forsikringsselskaber og forsikringsmæglere, som tilbyder rådgivning om forsikringer. Spørg jeres kontaktperson hos DEAS, hvis I har behov for hjælp.

Ejerforeninger vil over tid opleve, at der opstår konflikter eller uenigheder. Det er uundgåeligt og derfor noget, I som bestyrelse bør være forberedt på.

Tvisterne kan handle om:

• Ejere der er utilfredse med bestyrelses- eller generalforsamlingsbeslutninger, advarsler, eksklusioner, fremlejeforhold, osv.

• Leverandører der ikke leverer som aftalt, uenighed om pris, uenighed om en aftale, forsinkelser, skader på ejendommen under arbejde osv.

• Det offentlige som træffer beslutninger, afgørelser eller lignende.

Få hjælp til at løse tvister

Vi oplever, at mange bestyrelser og bestyrelsesmedlemmer tager det meget nært, når der opstår konflikter og uenigheder. Derfor bør I som bestyrelse søge hjælp, når der opstår en tvist.

I kan altid kontakte foreningens kontaktperson, som I kan sparre med og som kan vejlede jer I forhold til, hvordan I kommer videre.

Hos DEAS tilbyder vi også hjælp. Vi er vant til at varetage sager, der involverer ejere eller leverandører, det kan være klagesager og inkassosager – indtil sagen skal for domstolen.

Utilfredshed med DEAS

Der kan desværre opstå situationer, hvor en forening bliver utilfreds med os. Skulle det ske, vil vi opfordre jer til at kontakte os. Vi vil altid gøre vores bedste for at finde en løsning, som alle kan være tilfredse med.

I værste fald kan I som bestyrelse klage til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvis der opstår en tvist mellem os og jer, som vi helt eller delvist afviser. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vil først forsøge at finde frem til en løsning ved hjælp af mediation.

Hvis Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen ikke kan behandle sagen, kan begge parter foreslå en anden mediator.