Gode råd til bestyrelsen

På denne side har vi samlet den væsentligste information om det at være bestyrelse i en ejerforening – om det ansvar, der følger med, hvordan man sikrer det gode samarbejde, hvilke opgaver I skal være i stand til at løse og meget, meget mere.

Herunder kan I bl.a. læse om bestyrelsens sammensætning, opgavefordeling og det ansvar der følger med at være bestyrelsesmedlem. 

Et stort ansvar

Det er vigtigt, at både bestyrelsesmedlemmer og resten af ejerforeningen husker på, at bestyrelsesarbejdet er frivilligt. Medlemmerne bruger deres fritid på at løse opgaverne i bestyrelsen. På trods af dette er bestyrelsesarbejdet forbundet med et stort ansvar – foreningens ”liv”, økonomien og ejendommens løbende drift samt vedligeholdelse er alt sammen noget bestyrelsen er ansvarlig for. Vi anbefaler altid bestyrelser at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring.

Bestyrelsens sammensætning og opgavefordeling

Vi ser ofte, at bestyrelsesmedlemmer, der arbejder og fungerer godt sammen, er de bedste bestyrelser. Medlemmerne bringer alle noget forskelligt ind i bestyrelsen, og når man arbejder sammen og finder fælles løsninger på tværs, fungerer det typisk langt bedre, end når resultater og bestyrelsesarbejdet er afhængige af enkeltpersoner. Det vigtigste, når man skal sammensætte en bestyrelse, er derfor, at man ”vil hinanden”, og at man ”vil foreningen og fællesskabet”. Når bestyrelsen ”er sat”, er det vigtigt, at man identificerer de opgaver, bestyrelsen skal løse i det kommende år, og at man fordeler disse opgaver, så medlemmernes kompetencer kommer bedst i spil, og så der ikke er medlemmer, der tynges for meget af bestyrelsesopgaver. Husk at bestyrelsesarbejdet er frivilligt.

Suppler med andre samarbejdspartnere

Det er de færreste bestyrelser, der kan klare alle opgaver selv. Og derfor er det vores anbefaling, at I allierer jer med samarbejdspartnere, der kan lette arbejdet for jer. Det kan være en administrator, revisor, bank, drifts- og byggesagsrådgivere osv. Kun på denne måde kan jeres bestyrelse fungere optimalt.

Forretningsorden og funktionsbeskrivelser

Vi vil anbefale, at I skriver jeres overvejelser om opgaver, aftaler om rådgivning og samarbejde ned som et tillæg til forretningsordenen. Aftaler I konkrete rammer for løsningen af opgaver og for aftaler om samarbejde og rådgivning, kan det være en god idé at skrive dem ned som en form for funktionsbeskrivelse til det enkelte bestyrelsesmedlem og/eller som arbejdsgrundlag for eventuelle arbejdsgrupper.

Noget af det vigtigste i vores arbejde med jer er det gode samarbejde og den tætte dialog. Kun på den måde kan vi være en værdifuld samarbejdspartner, der kan supplere og bistå jer på bedst mulig vis.

Skal det lykkes at skabe det perfekte samarbejde mellem jer som bestyrelse, os og jeres øvrige samarbejdspartnere, er det vigtigt, at I tager os med i jeres overvejelser, når I definerer de opgaver, som skal løses i det – eller de – kommende år. Når opgaverne identificeres og fordeles, kan I samtidig med fordel stille jer selv nogle spørgsmål:

• Hvor og med hvad kan administrator supplere bestyrelsen – og hvad skal koordineres for at dette virker?

• Hvordan tilrettelægges driften af ejendommen, og hvilken form for driftsrådgivning kræver det at få driften til at fungere som ønsket?

• Hvordan er foreningens økonomi sat sammen, hvilke opgaver giver det bestyrelsen, og hvilke behov har bestyrelsen for samarbejde med bank og revisor i den forbindelse?

• Hvilke renoverings- og udviklingsprojekter vedrørende foreningens ejendom skal bestyrelsen forberede og/eller gennemføre, og hvad er bestyrelsens behov for rådgivning og samarbejde med byggeteknisk rådgiver og administrator?

• Hvilke andre opgaver har bestyrelsen identificeret, og hvilken rådgivning og samarbejde har bestyrelsen brug for fra administrator, advokat, revisor, bank, driftsrådgiver, byggesagsrådgiver og/eller andre rådgivere?

Rammerne for bestyrelsens arbejde og beslutninger er flydende. Der findes med andre ord ikke en facitliste for, hvad bestyrelsens opgaver og kompetencer egentligt er. Populært siger man, at bestyrelsen skal tage sig af alle opgaver og beslutninger, der er forbundet med at eje og drive en ejendom, der er ejet af en ejerforening. Det ligger heri, at bestyrelsen kan træffe alle de beslutninger, som er nødvendige for at få ejerforeningen til at fungere. I dette afsnit forsøger vi at konkretisere en bestyrelses typiske opgaver og pligter og ikke mindst den beslutningskompetence medlemmerne må besidde.

Kort og godt om bestyrelsens råderum

Hvis vi ser på det helt konkret, så skal bestyrelsen sætte de initiativer i gang og træffe de beslutninger, som er nødvendige for at føre generalforsamlingens beslutninger ud i livet. Beslutningerne skal naturligvis holde sig inden for foreningens budget.

Bestyrelsen kan også træffe beslutninger, der følger af generalforsamlingens beslutning om at udføre et projekt, få rådgivning eller lignende. Her vil budgettet igen begrænse, hvad bestyrelsen kan beslutte. En beslutning på en generalforsamling bør altid indeholde mindst tre elementer:

1. En beskrivelse af, hvad generalforsamlingen beslutter. Hvad skal der ske, og hvilke beslutninger skal føres ud i livet?

2. Hvor meget vil beslutningen/projektet/initiativet koste?

3. Hvor kommer pengene fra? (Skal de komme fra foreningens egenkapital, skal der optages lån, eller skal ejerne bidrage mere?)

Beslutninger, der ikke indeholder disse tre elementer, kan blive afvist af en dirigent, da generalforsamlingen ikke har medgivet tilstrækkelig information om omfanget af beslutningen. 

Som tidligere beskrevet findes der ikke en facitliste for, hvad en bestyrelse skal beskæftige sig med. For at sikre, at bestyrelsen tager hånd om nødvendige opgaver, er det vigtigt, at bestyrelsen identificerer tilbagevendende og konkret vigtige opgaver i løbet af året, og at bestyrelsen tilrettelægger, hvordan disse opgaver bliver løst.

Forretningsorden for bestyrelsen

Bestyrelsen kan med fordel formulere en forretningsorden, der definerer bestyrelsens opgaver, og som fordeler opgaverne mellem bestyrelsens medlemmer.

Typiske opgaver for en bestyrelse kan være:

• Dialog og koordinering med administrator.

• Dialog med og problemløsning i forhold til ejerne.

• Dialog med foreningens revisor, herunder afholdelse af et årligt regnskabs- og budgetmøde.

• Overvågning af ejerforeningens eventuelle fælleslån.

• Løbende kontrol med og styring af ejerforeningens økonomi, herunder budgetopfølgning og tilsyn med betalinger og lån mv.

• Dialog, kontrol med og styring af eventuel vicevært/gårdmand.

• Styring af og aftaler vedrørende arrangementer og møder, fx generalforsamlinger, møder med administrator og andre, weekendarbejde og socialt samvær.

• Kontrol og styring af projekter, herunder i særdeleshed om vedligeholdelse og renovering af ejerforeningens ejendom - i samarbejde med administrator og rådgivere.

• Håndtering af ad hoc-opgaver.