Gode råd til foreningens økonomi

På denne side har vi samlet alt det, I som bestyrelse bør vide om økonomien i jeres ejerforening. Det vedrører jeres budget og årsregnskabet, drift og vedligeholdelse samt bekostelige byggesager.

I dette afsnit finder I information om budgettet og årsregnskabet, som sætter de økonomiske rammer for jeres ejerforening.

Budgettet

Hvert år, i forbindelse med årsregnskabet, opstiller jeres administrator et forslag til ejerforeningens budget for det efterfølgende regnskabsår. Bestyrelsen indstiller budgettet til godkendelse på generalforsamlingen.

Samtidig med godkendelsen af budgettet tager generalforsamlingen stilling til, hvad fællesudgifterne skal være i det kommende år. I forbindelse med godkendelsen af regnskabet fastsættes rammerne for de udgifter, som bestyrelsen kan afholde i driftsåret, uden at generalforsamlingen skal spørges løbende.

Årsregnskabet

Årsregnskabet indeholder to hovedelementer: Resultatopgørelsen og balancen.

Resultatopgørelsen viser, hvordan det forgangne år er gået med en detaljeret specifikation af de indtægter og udgifter, foreningen har haft. Resultatopgørelsen viser også, hvor meget foreningen har afdraget på realkreditlånet.

Balancen viser en status på foreningens formue ved regnskabsårets udløb. Balancen er opdelt i aktiver, der viser, hvilke værdier foreningen råder over, og passiver der viser, hvilke gældsposter og hvilken friværdi der er i foreningens økonomi.

Ejendommen er ejerforeningens største aktiv. Ejendommens værdi - på længere sigt - afhænger af, hvordan ejerforeningen driver og vedligeholder ejendommen.

I den typiske bestyrelse har medlemmerne ikke nødvendigvis viden, erfaringer eller faglighed til at varetage den planlægning og de beslutninger, som er nødvendig for at foreningens bygninger altid fremstår vedligeholdte.

Vores anbefaling til ejerforeninger er at udarbejde en vedligeholdelsesplan, og tilknytte en fast drifts- og byggerådgiver til at hjælpe med udførelsen.

Få overblik over vedligeholdelsen

Der er fire grundelementer, som er vigtige for en vedvarende og effektiv vedligeholdelse af ejendommen:

1. En vedligeholdelsesplan, der giver et billede af ejendommens stand samt en plan for vedligeholdelsen af ejendommen over en 5- eller 10-årig periode.

2. Driftsbudget, der på årsbasis indeholder konkrete vedligeholdelsesopgaver fra vedligeholdelsesplanen, brudt ned til udførlige og målrettede aktiviteter og et detaljeret budget.

3. Renoveringsprojekter (byggesager), der rettidigt sikrer udskiftning af nedslidte bygningsdele.

4. Målrettet økonomistyring der sikrer, at ejerforeningen kan finansiere både vedligeholdelse og renoveringer, uden at ejerudgiften stiger uventet og unødigt.

Vedligeholdelsesplan og driftsbudget hænger sammen

Vedligeholdelsesplanen og driftsbudgettet opdateres årligt for dernæst at blive godkendt af generalforsamlingen. Før driftsbudgettet udformes anbefaler vi, at I sammen med viceværten og/eller driftsrådgiveren gennemgår ejendommen for at vurdere dens tilstand. Ud fra dette kan næste års drift tilrettelægges målrettet.

Der kan opstå behov for tilpasninger i vedligeholdelsesplanen i løbet af året. For at sikre rettidige beslutninger om disse tilpasninger bør I opretholde en kontinuerlig dialog med viceværten og/eller driftsrådgiveren. På den måde kan I holde styr på, at vedligeholdelsen udføres som planlagt og tage højde for uforudsete ændringer.

Få den hjælp, der giver mening for jer

Som bestyrelse har I ansvaret for at opretholde og vedligeholde ejendommen i ejerforeningen, og vi vil anbefale jer at få den hjælp, der giver mening for jer. Det kan f.eks. være en god idé at samarbejde med en driftsrådgiver, der kan hjælpe med at planlægge og styre den løbende drift.

Den daglige drift og vedligeholdelse kan udføres af en vicevært eller et ejendomsservicefirma efter aftale. Viceværten eller firmaet vil arbejde under vejledning fra bestyrelsen eller driftsrådgiveren inden for rammerne af ejerforeningens vedligeholdelsesplan og budget.

Hos DEAS kan vi hjælpe jer med at varetage vedligeholdelsen af jeres ejerforenings bygninger - både den daglige og den mere langsigtede planlægning.

Byggesager kan overordnet opdeles i to hovedgrupper:

1. Renoveringssagerne, hvor udslidte bygningsdele vedligeholdes og udskiftes, hvis der er behov for det.

2. Forbedringer, hvor man tilfører ejendommen noget nyt (f.eks. altaner, elevatorer osv.)

Her er det typiske sagsforløb for byggesager:

1. Idé og for-projektering: Formulering af indledende projekt og foreløbig økonomi.

2. Indledende beslutning på generalforsamling: Bemyndigelse til bestyrelsen til at afholde udgifter til projektering, indhentning af tilbud og offentlige godkendelser.

3. Projektering, indhentning af tilbud: Formulering af forslag til generalforsamlingen om gennemførelse af projektet, herunder beregning af økonomiske konsekvenser (hvad koster projektet, og hvordan finansieres det).

4. Gennemførelse af byggesagen: Byggekredit, entrepriseforsikring, tilsyn, varsling til lejerne, økonomisk opfølgning.

5. Undervejs – håndtering af det uforudsete: Skader der finder sted undervejs. Det kan være forsikringssager, ændrede ønsker og behov eller ændrede anbefalinger, som sker i takt med, at man bliver klogere.

6. Aflevering: Entrepriseregnskab, byggeregnskab, endelig finansiering, endelig beregning af bidrag eller andel af fælleslån, kvalitetssikring.

Der er mange forhold at holde styr på, når en forening gennemfører en byggesag. Vi er her for at hjælpe jer igennem hele processen og gøre den så problemfri som muligt.

Byggesagsadministration

Vi ved, at en byggesag kan være en stor mundfuld. Vi har mange års erfaring med at varetage administration af byggesager og kan hjælpe jer i alle aspekter af processen samt sikre en vellykket gennemførelse af jeres byggeprojekt.

I kan trygt overlade byggesagsadministrationen til os, så I kan fokusere på jeres forening og det vigtige arbejde. Eksempler på opgaver, som vi løser:

• Konsekvensberegninger for foreningens økonomi.

• Orientering om finansieringsmuligheder.

• Udarbejdelse af endeligt byggeregnskab.

• Tegning af entrepriseforsikring.

• Betaling af fakturaer.

• Sikring af finansiering.

• Håndtering af opkrævninger hos foreningens medlemmer.

En dybdegående planlægning med os sikrer, at foreningen er bedre rustet, hvis der skulle komme uforudsete økonomiske overraskelser.

DEAS tilbyder også byggeteknisk rådgivning til foreninger. Vi har et stort team af byggetekniske eksperter, som står klar til at rådgive jer om alle aspekter af jeres byggeprojekt.

Uanset om I planlægger en større renovering, udskiftning af installationer eller ønsker at sikre, at jeres bygninger opfylder de nyeste standarder, står vi klar med den nødvendige ekspertise. Vores byggetekniske rådgivning omfatter vurdering af bygningstilstand, inspektioner, identifikation af potentielle problemer og udarbejdelse af handlingsplaner.

Vores mål er at sikre, at jeres ejendomme er sikre, holdbare og opfylder de højeste kvalitetsstandarder.