Værd at vide om juridiske forhold

På denne side finder I information om juridiske forhold som GDPR, vedtægter og husorden, forretningsorden, forsikringer og tvister.

Den nye højesteretsdom pr. 23. august 2023 ændrer årelang retspraksis på området og vil især betyde, at den enkelte forenings vedtægter om emnet kan få afgørende betydning for udfaldet af en lignende sag.

Sagen handlede om renovering af et badeværelse hos en andelshaver. Der var givet tilladelse til projektet som skulle håndteres af en autoriseret håndværker. Denne håndværker anvendte en underentreprenør som ved montage af gulvvarmen borede ned i et vandrør.

Syn og skøn fastslog, at denne gennemboring var årsag til vandskade hos underboen samt i kælderrum tilhørende foreningen, men andelshaveren blev frifundet for ansvar i den konkrete sag.

Læs mere

Vi anbefaler, at I som bestyrelse tænker over, hvornår og på hvilken måde der behandles og opbevares personoplysninger i foreningen. Det gælder især, når der er tale om følsomme personoplysninger. For i situationer, hvor foreningen håndterer personoplysninger, skal persondatareglerne opfyldes. I dette afsnit finder I den mest nødvendige information om persondataforordningen og reglerne for håndtering af personlig information.

• Opret en fælles bestyrelsesmail. På den måde undgår I at bruge private mailadresser, og I undgår dermed, at mails til og fra bestyrelsen skal behandles som personoplysninger på grund af mailadressen.

• Husk adgangsbegrænsning til arkiv, hjemmeside mv.

• Indgå databehandleraftaler, hvis I har leverandører, der behandler persondata for jer.

• Udarbejd en privatlivspolitik, der giver oplysninger til de registrerede om bl.a., hvilke persondata I behandler om dem, og hvem I videregiver dem til.

Vigtige begreber i persondataforordningen

• Dataansvarlig. Den dataansvarlige afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger.

• Databehandler. Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige og efter instruks fra denne.

Almindelige personoplysninger

Almindelige personoplysninger er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om dette forudsætter kendskab til andre oplysninger om personen. F.eks. et navn, bopæl, alder, køn, øjenfarve, civilstand, løn, gæld, telefonnummer eller et registreringsnummer. Også oplysninger i form af f.eks. et billede, videooptagelser eller et fingeraftryk er personoplysninger.

Følsomme personoplysninger

Følsomme personoplysninger er en særlig kategori af oplysninger, der er forbundet med en højere risiko for den enkelte, herunder race og helbredsoplysninger. For denne kategori gælder der særlige skærpede beskyttelseskrav. Det er oplysninger om:

• Race eller etnisk oprindelse.

• Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning.

• Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.

• Genetiske eller biometriske data, hvis behandling sker med identifikation som formål.

• Helbredsoplysninger.

• Seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Personoplysninger om strafbare forhold

En anden kategori med en særlig beskyttelsesgrad er oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser.

CPR-numre

Efter den danske særlovgivning (persondataloven) gælder der skærpede krav for beskyttelse af oplysninger om CPR-nummer, selvom de efter EU forordningens kategorier falder under de ’almindelige’ personoplysninger.

Som en hjælp til vores andelsboligforeninger har vi udarbejdet en skabelon til en privatlivspolitik. Ifølge persondatalovgivningen skal virksomheder, der er dataansvarlige, have en privatlivspolitik, der beskriver, hvordan personlige oplysninger bliver behandlet. Politikken skal bl.a. redegøre for typer af data, formål og behandlingshjemmel samt forklare, hvilke tiltag der er blevet gjort rent sikkerhedsmæssigt for at sikre, at tiltagene efterleves. Foreninger er også omfattet af dette krav, og vi anbefaler derfor vores foreningskunder at udarbejde en privatlivspolitik.

Vi arbejder på at få en skabelon til privatlivspolitik op.

Alle foreninger håndterer personoplysninger forskelligt. Skabelonen indeholder derfor markerede områder, som I selv skal udfylde. Derudover skal I i foreningen altid vurdere indholdet. F.eks.:

• Kan I efterleve den?

• Skal den tilrettes?

• Skal der oplyses om andet i politikken?

• Overholder foreningen i øvrigt persondatareglerne?

• Vær særligt opmærksom på, at privatlivspolitikken ikke kan erstatte juridisk rådgivning om jeres forpligtelser i forhold til persondatalovgivningen.

Under denne overskrift finder I information om alt relevant vedrørende vedtægter og husorden.  

Andelsboligforeningens vedtægter

Vedtægterne er det regelsæt, der sammen med lovgivningen, regulerer forholdet mellem andelshaverne og foreningen samt andelshaverne indbyrdes. Herudover udstikker vedtægterne rammerne for, hvordan foreningen og ejendommen skal drives. Bestyrelsen er valgt af generalforsamlingen til at varetage andelsboligforeningens og andelshavernes interesser og skal sikre, at foreningens vedtægter bliver overholdt. Vedtægterne skal altid fortolkes objektivt, sagligt og i respekt for lighedsgrundsætningen. Det betyder, at alle andelshavere skal behandles lige. Når vedtægterne giver bestyrelsen bemyndigelse til at træffe en beslutning, skal bestyrelsen derfor altid træffe beslutningen ud fra disse grundprincipper.

For andelsboligforeninger er der den 29. november 2020 besluttet en ny normalvedtægt, som fra 1. januar 2022 gælder for alle andelsboligforeninger. Der er ufravigelige regler i den nye normalvedtægt, hvorfor alle andelshavere og andelsboligforeninger bør være opmærksom på normalvedtægten.

Husorden

De fleste andelsboligforeninger har en husorden, som udstikker generelle leveregler for andelsboligforeningens medlemmer og for eventuelle andelshavere. Ofte fremgår det blot af vedtægterne, at generalforsamlingen kan fastsætte regler om husorden. Da der sjældent er formuleret særlige krav til vedtagelse af en husorden, vil en husorden i de fleste foreninger kunne besluttes med simpelt flertal - og kan derfor løbende justeres.

Har I spørgsmål i forbindelse med vedtægter eller husorden, kan I henvende jer til jeres faste kontaktperson hos DEAS. I kan ligeledes kontakte vores juridiske afdeling, som kan hjælpe med formulering eller tolkning af bestemmelser i vedtægterne.

Vi anbefaler, at I som bestyrelse får lavet en forretningsorden, der dokumenterer, hvordan opgaver og ansvar fordeles mellem medlemmerne.

Sådan griber I opgaven an

I bestyrelsen bør I udpege ét ansvarligt bestyrelsesmedlem for hvert opgaveområde, så I ikke alle udfører det samme arbejde, og så I undgår, at flere bestyrelsesmedlemmer taler med administratorer eller andre rådgivere om de samme problemstillinger og opgaver. I bør i øvrigt altid være enige om, hvordan kommunikationen med samarbejdspartnere og hjælpere skal foregå.

Arbejdsgrupper

I kan varetage identificerede opgaver selv – og fordele opgaverne mellem jer, men I kan også vælge at sammensætte en arbejdsgruppe, hvor også medlemmer af andelsboligforeningen, som ikke sidder i bestyrelsen, kan deltage. Vi anbefaler, at der i en arbejdsgruppe altid sidder mindst ét bestyrelsesmedlem, som er bestyrelsens repræsentant og som fungerer som kontaktperson til bestyrelsen.

Under denne overskrift kan I læse om de nødvendige forsikringer, hvad der kan påvirke jeres forsikringer samt risikovurdering og vedligeholdelsesplaner.

De nødvendige forsikringer

Det er bestyrelsens ansvar at sikre, at andelsboligforeningens ejendom altid er forsikret mod bygningsbrand og anden bygningsskade. Herudover, kan I med fordel tegne følgende forsikringer:

• Husejeransvarsforsikring

• Udvidet rørskade-, svampe- og insektskadeforsikring

• Glas- og kummeforsikring

Vedligehold og stand er afgørende

I skal være opmærksom på, at vilkårene og ikke mindst prisen for forsikringer hænger nøje sammen med ejendommens stand – og herunder ikke mindst, hvordan andelsboligforeningens forsikringshistorik ser ud. Har en forening en historie med hyppige og omkostningsfulde skader, vil det typisk medføre højere forsikringspræmier og/eller forbehold i forsikringsbetingelserne om, at forsikringen ikke dækker, eller kun dækker delvist. Der er mange penge at spare på generelle forsikringsvilkår og selvrisiko, hvis andelsboligforeningens ejendom er velvedligeholdt, og hvis bestyrelsen er opmærksom på, hvor forsikringspræmierne typisk er mest ’sårbare’. Vi vil anbefale jer, at I jævnligt går foreningens forsikringer igennem og herunder, at dækningsomfang og priser bliver vurderet og eventuelt konkurrenceudsat.

Risikovurdering og vedligeholdelsesplaner

Når I skal planlægge, hvordan andelsboligforeningens ejendom skal vedligeholdes og renoveres, kan det derfor være en god idé at være opmærksom på, om forsikringsselskabet har formuleret forbehold eller anbefalinger, som bør indarbejdes i den kommende byggesag. Vi anbefaler, at I får forsikringsselskabet til at besigtige ejendommen. På den måde kan I medtage forsikringsselskabets risikovurdering, når I skal vurdere, hvilke projekter der skal gennemføres. Vi samarbejder med flere forsikringsselskaber og forsikringsmæglere, som tilbyder rådgivning om forsikringer. Spørg jeres kontaktperson hos DEAS, hvis I har behov for hjælp.

Andelsforeninger vil over tid opleve at der opstår konflikter eller uenigheder. Det er uundgåeligt og derfor noget, I som bestyrelse bør være forberedt på. Tvisterne kan handle om:

• Andelshavere der er utilfredse med bestyrelses- eller generalforsamlingsbeslutninger, advarsler, eksklusioner, fremlejeforhold, osv.

• Leverandører der ikke leverer som aftalt, uenighed om pris, uenighed om en aftale, forsinkelser, skader på ejendommen under arbejde osv.

• Det offentlige som træffer beslutninger, afgørelser eller lignende.

Få hjælp til at løse tvister

Vi oplever, at mange bestyrelser og bestyrelsesmedlemmer tager det meget nært, når der opstår konflikter og uenigheder. Derfor bør I som bestyrelse søge hjælp, når der opstår en tvist. I kan altid kontakte foreningens kontaktperson, som I kan sparre med, og som kan vejlede jer I, hvordan I kommer videre. Hos DEAS tilbyder vi også hjælp. Vi er vant til at varetage sager, der involverer andelshavere eller leverandører, det kan være klagesager og inkassosager – indtil sagen skal for domstolen.

Utilfredshed med DEAS

Der kan desværre opstå situationer, hvor en forening bliver utilfreds med DEAS. Skulle det ske, vil vi opfordre jer til at kontakte os. Vi vil altid gøre vores bedste for at finde en løsning, som alle kan være tilfreds med. I værste fald kan I som bestyrelse klage til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvis der opstår en tvist mellem os og jer, som vi helt eller delvist afviser. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vil først forsøge at finde frem til en løsning ved hjælp af mediation. Hvis Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen ikke kan behandle sagen, kan begge parter foreslå en anden mediator.

Så vil vi anbefale, at I tilmelder jer vores nyhedsbrev. Brevene rummer bl.a. nyheder, inputs til bestyrelsesopgaver, fordelagtige tilbud og gode råd – alt sammen så foreningslivet bliver lettere.