Ansvar, sammensætning og samarbejde i ejerforeningen

Ikke to bestyrelser er ens - hverken på tværs af ejerforeninger eller hen over tid.
Bestyrelsesmedlemmerne er forskellige, medlemmernes kompetencer er forskellige og de opgaver, som skal løses af bestyrelsen, er aldrig de samme i to foreninger. Bestyrelsens opgaver forandrer sig også over tid, fordi ejerforeningens behov ændrer sig (økonomi, socialt, rekreativt) og fordi foreningens ejendom ændrer sig i forlængelse af ejendommens drift, vedligeholdelse og renovering.

Bestyrelsesansvar

Det er vigtigt, at både bestyrelsesmedlemmer og resten af ejerforeningen husker på, at bestyrelsesarbejdet er frivilligt. Medlemmerne bruger deres fritid på at løse opgaverne i bestyrelsen.

Bestyrelsesarbejdet er på trods af denne omstændighed forbundet med et stort ansvar – foreningens ”liv” og økonomi – og ikke mindst ejendommens løbende drift og vedligeholdelse er forhold, som bestyrelsen er ansvarlig for – i sidste ende også økonomisk. Vi anbefaler derfor altid foreningens bestyrelse at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring.

Initiativ afspejler sig i ejerforeningen

Som medlem af en bestyrelse er det vigtigt, at man tager et ansvar – for foreningen, for ejendommen og for foreningens ”liv”. Foreningens liv er alt det, der gør det værd at bo i en ejerforening – det sociale samvær, at man tager sig af hinanden, og at man sammen sætter rammerne for at bo og leve i foreningens ejendom.

Bestyrelsens sammensætning

Vi ser ofte, at bestyrelsesmedlemmer, der arbejder og fungerer godt sammen, er de bedste bestyrelser. Medlemmerne bringer alle noget forskelligt ind i bestyrelsen, og når man arbejder sammen og finder fælles løsninger på tværs, fungerer det typisk langt bedre, end når resultater og bestyrelsesarbejdet er afhængige af enkeltpersoner.
Det vigtigste, når man skal sammensætte en bestyrelse, er derfor at man ”vil hinanden” og at man ”vil foreningen og fællesskabet”.

Eksterne kompetencer kan supplere på de punkter, hvor bestyrelsen ikke selv kan dække ind, fx via administrator, revisor, driftsrådgiver, byggeteknisk rådgiver og andre.

Et godt match

Bestyrelsen bør derfor altid forberede sig og være opsøgende, når der skal vælges nye medlemmer til bestyrelsen. Naturligvis er det i sidste ende altid generalforsamlingen, der beslutter, hvem der skal sidde i bestyrelsen, men bestyrelsen bør søge at supplere sig selv med kandidater, som den finder kan fungere sammen med resten af bestyrelsen, når der skal nye ind i bestyrelsen.

Når bestyrelsen ”er sat”, er det vigtigt, at man identificerer de opgaver, bestyrelsen skal løse i det kommende år, og at man fordeler disse opgaver, så medlemmernes kompetencer kommer bedst i spil, og så der ikke er medlemmer, der tynges for meget af bestyrelsesopgaver. Husk at bestyrelsesarbejdet er frivilligt.

Andre samarbejdspartnere

Samarbejdet med administrator, revisor, bank, drifts- og byggesagsrådgivere og andre er vigtigt at få til at fungere, hvis bestyrelsen skal fungere optimalt. Det er de færreste bestyrelser, der kan klare alle opgaver selv, og selv den perfekt sammensatte bestyrelse har brug for rådgivning og for at høre andre tilgange til løsninger.

DEAS som samarbejdspartner

I DEAS gennemfører vi kundetilfredshedsundersøgelser hvert eller hver andet år. Fra besvarelserne på disse undersøgelser ved vi, at samarbejdet og dialogen med foreningens faste kontaktperson er det vigtigste i vores samarbejde med bestyrelserne. I vores løbende arbejde med at udvikle og forbedre den måde, vi bistår foreninger på, har vi derfor valgt at prioritere samarbejdet mellem bestyrelserne og vores medarbejdere.

Det er vores ambition, at vi, gennem en tæt og løbende dialog med hver enkelt bestyrelse, kan bistå og supplere bestyrelsen så godt som muligt. Gennem udvikling af digitale løsninger til at varetage mekaniske og gentagne opgaver, der typisk kan medføre en del fejl, er målet at frigøre tid til dialog, sparring, rådgivning og samarbejde med hver enkelte bestyrelse – baseret på den enkelte bestyrelses behov og ønsker.

Skal det lykkes at skabe det perfekte samarbejde mellem bestyrelsen, administrator og foreningens øvrige samarbejdspartnere, er det vigtigt, at bestyrelsen tager administrator og rådgivere med i sine overvejelser, når bestyrelsen definerer de opgaver, som bestyrelsen skal løse i det – eller de – kommende år, og når der fordeles opgaver mellem bestyrelsens medlemmer. Når opgaverne identificeres og fordeles, kan bestyrelsen samtidig med fordel spørge sig selv om:

• Hvor og med hvad kan administrator supplere bestyrelsen – og hvad skal koordineres for at dette virker?
• Hvordan tilrettelægges driften af ejendommen, og hvilken form for driftsrådgivning kræver det at få driften til at fungere som ønsket?
• Hvordan er foreningens økonomi sat sammen, hvilke opgaver giver det bestyrelsen, og hvilke behov har bestyrelsen for samarbejde med bank og revisor i den forbindelse?
• Hvilke renoverings- og udviklingsprojekter vedrørende foreningens ejendom skal bestyrelsen forberede og/eller gennemføre, og hvad er bestyrelsens behov for rådgivning og samarbejde med byggeteknisk rådgiver og administrator?
• Hvilke andre opgaver har bestyrelsen identificeret, og hvilken rådgivning og samarbejde har bestyrelsen brug for fra administrator, advokat, revisor, bank, driftsrådgiver, byggesagsrådgiver og/eller andre rådgivere?

Forretningsorden og funktionsbeskrivelser

Bestyrelsen kan med fordel skrive sine overvejelser om opgaver, aftaler om rådgivning og samarbejde ned som et tillæg til forretningsordenen.

Aftaler bestyrelsen konkrete rammer for løsningen af opgaver og for aftaler om samarbejde og rådgivning, kan det være en god idé at skrive dem ned som en form for funktionsbeskrivelse til det enkelte bestyrelsesmedlem og/eller som arbejdsgrundlag for eventuelle arbejdsgrupper.