Opgaver, pligter og ansvar

Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen og bestyrelsen fører i løbet af året generalforsamlingens beslutninger ud i livet.

Rammerne for bestyrelsens arbejde og beslutninger er flydende. Der findes med andre ord ikke en facitliste for, hvad bestyrelsens opgaver og kompetencer er. Populært siger man, at bestyrelsen skal tage sig af alle de løbende opgaver og beslutninger, der er forbundet med at eje og drive en ejendom, der er ejet af en andelsboligforening – og som ”sædvanligvis” varetages af en bestyrelse. Det ligger heri, at bestyrelsen kan træffe alle de beslutninger, som er nødvendige for at få andelsboligforeningen til at fungere.

Budgettet sætter rammen

Skal man være lidt mere konkret, så skal bestyrelsen sætte de initiativer i gang, og træffe de beslutninger, som er nødvendige for at føre generalforsamlingens beslutninger ud i livet. Som en naturlig konsekvens af denne tilgang, kan bestyrelsen træffe alle de beslutninger, som foreningens budget lægger op til. Budgettet sætter en øvre grænse for, hvad bestyrelsen kan beslutte. 

Bestyrelsen kan også træffe de beslutninger, som følger af at generalforsamlingen har truffet beslutning om at gennemføre et projekt, indhente rådgivning eller lignende. Igen vil en budgetramme for generalforsamlingens beslutning være afgrænsende for, hvad bestyrelsen kan træffe beslutninger om. Det følger heraf, at en beslutning på en generalforsamling altid bør indeholde mindst tre elementer:

• Beskrivelse: En beskrivelse af hvad det er generalforsamlingen beslutter. Hvad skal der ske, hvilke beslutninger skal føres ud i livet?
• Udgift: Hvad må beslutningen/projektet/initiativet koste?
• Finansiering: Hvor kommer pengene fra - tages de fra egenkapitalen, skal der optages lån, skal andelshaverne betale mere i boligafgift?

Beslutninger, der ikke indeholder disse tre elementer, kan afvises af en dirigent, da generalforsamlingen ikke er medgivet tilstrækkelig information om rækkevidden af beslutningen. 

Vedtægter

Som medlemmer af en bestyrelse er I som minimum forpligtet til at sætte jer ind i vedtægternes bestemmelser om bestyrelsens virke. Vedtægterne sætter de overordnede rammer for, hvordan I skal agere som bestyrelsesmedlemmer.

Forretningsorden for bestyrelsen

I kan med fordel formulere en forretningsorden for bestyrelsen, hvor I identificerer de opgaver, som bestyrelsen skal tage sig af – og hvor I fordeler opgaverne blandt bestyrelsens medlemmer. 

Forretningsordenen er bestyrelsens værktøj, som ikke skal forelægges for generalforsamlingen til godkendelse.

Tegningsregler

Reglerne om bestyrelsens indgåelse af aftaler, de såkaldte tegningsregler, fremgår af vedtægterne. Det er vigtigt, at tegningsreglerne overholdes, da dette sikrer generalforsamlingen kontrol med bestyrelsens arbejde, og at bestyrelsen er sammen om den daglige drift af foreningen.

• Typiske opgaver for bestyrelsen

  • Dialog og koordinering med administrator.
  • Dialog med og problemløsning i forhold til andelshavere og eventuelle lejere.
  • Styring og godkendelse af andelsoverdragelser.
  • Kontrol med og styring af andelsboligforeningens økonomi, herunder budgetopfølgning og tilsyn med betalinger og lån mv.
  • Kontrol med og styring af eventuel vicevært/gårdmand.
  • Styring af og aftaler vedrørende arrangementer og møder, fx generalforsamlinger, møder med administrator og andre, weekendarbejde og socialt samvær.
  • Kontrol og styring af projekter i samarbejde med administrator og rådgivere.
  • Håndtering af ad hoc-opgaver.