Drift og vedligeholdelse i en andelsboligforening

Drift og vedligeholdelse af andelsboligforeningens ejendom er en central opgave for bestyrelsen. Men i den typiske bestyrelse vil medlemmerne sjældent have tekniske viden, erfaringer eller faglighed til at håndtere den planlægning og de beslutninger, som skal til for at ejendommen altid fremstår vel-vedligeholdt.

Vi anbefaler derfor alle foreninger at tilknytte en fast drifts- og byggerådgiver, og vi anbefaler alle foreninger at have en vedligeholdelsesplan.

Vedligeholdelsesplan

Overordnet kan man sige, at fundamentet for den gode, løbende vedligeholdelse af en ejendom bygger på:

• En vedligeholdelsesplan, der giver at overblik over behovet for løbende vedligeholdelse, og som anviser hvornår vedligeholdelse bør erstattes af renoveringer. Man kan sige, at det er tid til at overveje at renovere (udskifte), når det er dyrere at vedligeholde end at udskifte.
• Driftsbudgetter, der år for år omsætter vedligeholdelsesplanen til målrettet, løbende vedligeholdelse af ejendommen.
• Renoveringsprojekter (byggesager), der rettidigt sikrer udskiftning af nedslidte bygningsdele.
• Målrettet økonomistyring, der sikrer at andelsboligforeningen kan finansiere både vedligeholdelse og renoveringer, uden at boligafgiften stiger uhensigtsmæssigt meget eller ukontrolleret.

Løbende drift og vedligeholdelse

Den løbende vedligeholdelse af ejendommen er bestyrelsens ansvar. Vi anbefaler at bestyrelsen indgår aftale med en fast driftsrådgiver, som hjælper bestyrelsen med at planlægge og styre den løbende drift.

Har bestyrelsen ikke en aftale med en driftsrådgiver, er det bestyrelsen alene, der planlægger og styrer driften – og sikrer at administrator kender til bestyrelsens planer samt til planernes indflydelse på andelsboligforeningens økonomi.

Vicevært og ejendomsservice

Til at udføre den løbende drift og vedligeholdelse vil andelsboligforeningen indgå aftale med en vicevært eller et ejendomsservicefirma, hvis opgaverne ikke udføres af beboerne selv.

Viceværten og/eller ejendomsservicefirmaet arbejder efter instruks fra bestyrelsen eller driftsrådgiveren – indenfor de rammer som er sat og godkendt af generalforsamlingen i andelsboligforeningens vedligeholdelsesplan og driftsbudget.

Overblik over drift og driftsbudget

Vedligeholdelsesplanen og driftsbudgettet bliver opdateret hvert år og godkendes af generalforsamlingen – typisk som en del af generalforsamlingens godkendelse af andelsboligforeningens budget for det kommende år.

Det kan være en god ide, at bestyrelsen jævnligt gennemfører besigtigelser af ejendommen sammen med viceværten og/eller driftsrådgiveren – fx når driftsbudgettet skal sættes sammen. På den måde får bestyrelsen indblik i hvordan ejendommen har det, tilrettelæggelsen af det kommende års drift bliver mere målrettet, og det bliver nemmere at forklare driftsbudgettet for generalforsamlingen.

Over året bør bestyrelsen holde en tæt dialog med viceværten/driftsrådgiveren, så nødvendige beslutninger om tilpasninger af den fastlagte vedligeholdelsesplan bliver truffet rettidigt, og så bestyrelsen har styr på, at vedligeholdelsen af ejendommen forløber som planlagt. Eller har det fulde overblik, hvis der skulle opstå akutte eller uventede behov for udbedringer af skader eller lign.

Økonomi

Det er væsentligt, at beslutninger om drift og vedligeholdelse sker under hensyn til andelsboligforeningens samlede økonomi. Det betyder fx, at det er vigtigt, at beslutninger om drift og vedligeholdelse koordineres med andelsboligforeningens bank og realkreditinstitut.