Ansvar, sammensætning og samarbejde med andre

Bestyrelsen er andelsboligforeningens daglige ledelse - bestyrelsen vælges af generalforsamlingen.

Ikke to bestyrelser er ens. Medlemmerne er forskellige, de kompetencer bestyrelsens medlemmer har med sig ind i bestyrelsen er forskellige og de opgaver, som bestyrelsen skal løse, er aldrig de samme i to foreninger. Opgaverne i bestyrelsen ændrer sig altid over tid – i forhold til behov i foreningen (økonomi, socialt, rekreativt) og i forhold til behovet for projekter til drift, vedligeholdelse og renovering af foreningens ejendom.

Bestyrelsens ansvar

Det er vigtigt at huske på, at bestyrelsen er frivillig. Medlemmerne bruger deres fritid på arbejdet i bestyrelsen.

Bestyrelsesarbejdet er på trods af denne omstændighed forbundet med et stort ansvar – foreningens ”liv” og økonomi – og ikke mindst ejendommens løbende drift og vedligeholdelse er forhold, som bestyrelsen er ansvarlig for – i sidste ende også økonomisk. Ikke mindst derfor skal bestyrelsen altid have tegnet en bestyrelsesansvarsforsikring.

Som medlem af en bestyrelse er det vigtigt at man tager et ansvar – for foreningen, for ejendommen og for foreningens ”liv”. Foreningens liv er alt det, der gør det værd at bo i en forening – det sociale samvær, at man tager sig af hinanden, og at man sammen sætter rammerne for at bo og leve i foreningens ejendom.

Sammensætning af bestyrelsen

Det er meget forskelligt, hvad man bringer ind i bestyrelsen som bestyrelsesmedlem. Erfaringen er, at de bestyrelser, der fungerer bedst – fungerer godt sammen. Når man arbejder sammen og finder fælles løsninger, fungerer en bestyrelse typisk bedre, end når bestyrelsens arbejde og resultater er afhængigt af enkeltpersoner.

Det vigtigste, når man skal sammensætte en bestyrelse, er derfor at man ”vil hinanden” og at man ”vil foreningen og fællesskabet”. De kompetencer bestyrelsen ikke har selv, kan man finde hos sin administrator, revisor, driftsrådgiveren, den byggetekniske rådgiver, og andre.

Bestyrelsen bør derfor altid forberede sig og være opsøgende, når der skal vælges nye medlemmer til bestyrelsen. Naturligvis er det i sidste ende altid generalforsamlingen, der beslutter, hvem der skal sidde i bestyrelsen, men bestyrelsen bør søge at supplere sig selv med kandidater, som den finder kan fungere sammen med resten af bestyrelsen, når der skal nye ind i bestyrelsen.

Når bestyrelsen ”er sat”, er det vigtigt, at man identificerer de opgaver, bestyrelsen skal løse i det kommende år, og at man fordeler disse opgaver, så medlemmernes kompetencer kommer bedst i spil, og så der ikke er medlemmer, der tynges for meget af bestyrelsesopgaver. Bestyrelsesarbejdet er jo som sagt frivilligt.

Samarbejde med andre

Samarbejdet med administrator, revisor, bank, kreditforening, drifts- og byggesagsrådgivere og andre er vigtigt at få til at fungere, hvis bestyrelsen skal fungere optimalt. Det er de færreste bestyrelser, der kan klare alle opgaver selv, og selv den perfekt sammensatte bestyrelse har brug for rådgivning og for at høre andre tilgange til løsninger.

I DEAS gennemfører vi kundetilfredshedsundersøgelser hvert eller hver andet år. Fra besvarelserne på disse periodiske undersøgelser ved vi, at samarbejdet og dialogen med foreningens faste kontaktperson er det vigtigste i vores samarbejde med bestyrelserne. I vores løbende arbejde med at udvikle og forbedre den måde, vi bistår vores foreningskunder på, har vi derfor valgt at prioritere samarbejdet mellem bestyrelserne og vores medarbejdere.

Det er vores ambition, at vi, gennem en tæt og løbende dialog med hver enkelt bestyrelse, kan bistå og supplere bestyrelsen så godt som muligt. Gennem udvikling af digitale løsninger til at varetage mekaniske og gentagne opgaver, der typisk kan medføre en del fejl, er målet at frigøre tid til dialog, sparring, rådgivning og samarbejde med hver enkelte bestyrelse – baseret på den enkelte bestyrelses behov og ønsker.

Skal det lykkes at skabe det perfekte samarbejde mellem bestyrelsen, administrator og foreningens øvrige samarbejdspartnere, er det vigtigt, at bestyrelsen tager administrator og rådgivere med i sine overvejelser, når bestyrelsen definerer de opgaver, som bestyrelsen skal løse i det – eller de – kommende år, og når der fordeles opgaver mellem bestyrelsens medlemmer. Når opgaverne identificeres og fordeles, kan bestyrelsen samtidig med fordel spørge sig selv om:

• Hvor og med hvad kan administrator supplere bestyrelsen – og hvad skal koordineres for at dette virker?
• Hvordan tilrettelægges driften af ejendommen, og hvilken form for driftsrådgivning kræver det at få driften til at fungere som ønsket?
• Hvordan er foreningens økonomi sat sammen, hvor er der mulighed/ brug for at forbedre/tilpasse lånesammensætning, mv., hvilke opgaver giver det bestyrelsen, og hvilke behov har bestyrelsen for samarbejde med bank og revisor i den forbindelse?
• Hvilke renoverings- og udviklingsprojekter vedrørende foreningens ejendom skal bestyrelsen forberede og/eller gennemføre og hvad er bestyrelsens behov for rådgivning og samarbejde med byggeteknisk rådgiver og administrator?
• Hvilke andre opgaver har bestyrelsen identificeret og hvilken rådgivning og samarbejde har bestyrelsen brug for fra administrator, advokat, revisor, bank, kreditforening, driftsrådgiver, byggesagsrådgiver og/eller andre rådgivere?

Bestyrelsen kan med fordel skrive sine overvejelser om opgaver og aftaler om rådgivning og samarbejde ned som et tillæg til forretningsordenen.

Det kan desuden være en god ide at skrive de i bestyrelsen aftalte rammer for løsningen af opgaver og aftaler om samarbejde og rådgivning ind som en form for en funktionsbeskrivelse til hvert enkelte bestyrelsesmedlem og/eller som en del af arbejdsgrundlaget for en sammensat arbejdsgruppe.