Privatlivspolitik

Den dataansvarlige er oftest din udlejer eller din forening. På baggrund af vores rolle som databehandler for udlejer/foreningen, sikrer vi, at den behandling af dine personoplysninger, der foretages hos os, sker i overensstemmelse med lovgivningen. 

Har du brug for at finde oplysninger om databehandling hos den dataansvarlige, skal du rette henvendelse til din udlejer/forening. 

Har du spørgsmål til DEAS’ behandling af personoplysninger, så er du meget velkommen til at rette henvendelse til:

DEAS A/S Dirch Passers Allé 76 2000 Frederiksberg CVR: 20283416 Telefonnr.: 70 30 20 20  Mail: persondata@deas.dk

I DEAS behandler vi følgende personoplysninger:

Oplysninger om lejere eller fremlejetagere:

• Almindelige personoplysninger:

  - Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse, lejemålsnummer

  - Hvidvaskdokumentation, herunder billedlegitimation

  - Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund 

  - Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand, herunder oplysninger om separation, skilsmisse og samlivsophævelse

  - Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg i deposita

  - Oplysninger om og korrespondance vedrørende leje- eller fremlejeforhold, herunder lejekontrakt, lejemålets indretning, forbrugsregnskaber, varslingsbreve, vaskekort, adgangsnøgler- og kort, klagesager, boligstøtte

  - Registreringsnummer på biler, ved leje af parkeringsplads

  - Årsag til fraflytning, herunder dødsfald eller flytning til plejehjem 

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  - CPR-nummer

Oplysninger om medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening: 

• Almindelige personoplysninger:

  - Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse, kunde-nummer 

  - Hvidvaskdokumentation, herunder billedlegitimation

  - Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund 

  - Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand

  - Fotos, billeder eller videooptagelser

  - Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg 

  - Oplysninger om og korrespondance vedrørende medlemsforhold i foreningen, herunder andelens eller lejlighedens værdi og indretning, forbrugsregnskaber, vaskekort, adgangsnøgler- og kort, klagesager

  - Tinglyste oplysninger, som servitutter, rettigheder og gæld 

  - Årsag til salg, herunder dødsfald, skilsmisse, samlivsophør eller flytning til plejehjem

  - Registreringsnummer på biler ved administration af parkeringspladser 

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  - CPR-nummer

Oplysninger om ansøgere på findbolig.nu: 

• Almindelige personoplysninger:

  - Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse

  - Oplysning om de Registreredes særlige tilknytning og prioritetsstilling efter udlejers gældende tildelingsregler (medlemsnr., o.lign.)

  - Korrespondance omkring tildeling af boliger, herunder lejlighedspræferencer, familiemæssige forhold og husstand

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  - CPR-nummer

Oplysninger om ansatte: 

• Almindelige personoplysninger:

  - Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse 

  - Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund 

  - Familiemæssige forhold og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende 

  - Fotos, billeder eller videooptagelser

  - Oplysninger til ansættelses- og lønadministration, herunder lønoplysninger, kontooplysninger, skattekort, uddannelse, anciennitet, bibeskæftigelse, arbejdstid og -opgaver, adgangsnøgler og -kort, ferieafholdelse, sygefravær, barselsfravær, medarbejdergoder, socialsikring, pension, straffeattest, advarsler, påtaler, bortvisning og opsigelse

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  - CPR-nummer

  - Evt. tilhørsforhold til en fagforening

  - Evt. alkohol- eller narkomisbrug

Oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere: 

• Almindelige personoplysninger:

  - Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse

  - Titel, erhverv, stilling og uddannelsesmæssig baggrund

Oplysninger om kunder, kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer: 

• Almindelige personoplysninger:

  - Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse

  - Titel, erhverv, stilling, herunder bestyrelses- og direktionsposter, uddannelsesmæssig baggrund 

  - Oplysninger om ejerskab af selskaber eller ejendomme, der indgår i kundeforholdet samt tilhørende forhold, som forsikring, bankoplysninger, regnskabs- og skatteoplysninger, tegningsrettigheder og fuldmagtsforhold

  - Hvidvasklegitimation, herunder billedlegitimation af kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 

  - CPR-nummer

Oplysninger om såkaldte Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere: 

• Almindelige personoplysninger:

  - Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse

  - Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund 

  - Familiemæssige forhold

DEAS behandler som udgangspunkt ikke særlig følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold. Der kan dog undtagelsesvist være sager omkring lejeretlige forhold, hvor DEAS til sikring af Kundens rettigheder efter anden lovgivning vil behandle følsomme personoplysninger, såfremt DEAS f.eks. har behov for at registrere et strafbart forhold i eller i forbindelse med Kundens ejendomme, herunder for at sikre Kundens retsstilling ved et erstatningskrav eller som ophævelsesgrundlag. Endelig kan DEAS undtagelsesvist foretage behandling af følsomme personoplysninger i forbindelse med håndtering af personalemæssige forhold for Kundens medarbejdere tilknyttet Kundens ejendomme, enten til at sikre Kundens krav på refusion, eller kompensation for en offentligretlig eller forsikringsretlige dækning eller til at sikre Kundens retsstilling ved et erstatningskrav eller som anmelder vedrørende er strafbart forhold.

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan det være fra andre kilder, typisk:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn  

• Ejendomsmæglere 

• Udlejer 

• Udlejers/foreningens tidligere ejendomsadministrator

• Andre beboere på ejendommen

Vi bruger Google Analytics (GA) til at spore brugeradfærd. Vi bruger disse data til at bestemme antallet af personer, som bruger vores hjemmeside og applikation, for bedre at kunne forstå, hvordan de finder og bruger vores hjemmeside og applikation og for at se deres rejse gennem hjemmesiden og applikationen.

Selvom GA registrerer data som din geografiske placering, enhed, internetbrowser og operativsystem, identificerer ingen af disse oplysninger dig personligt.

Deaktivering af cookies forhindrer GA i at spore dine besøg på hjemmesiden. 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi eller vores kunder, som vi er databehandlere for, har en lovlig grund. 

Lovlige grunde til behandling er sædvanligvis: 

• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftalegrundlag med dig

• Behandling i henhold til lovkrav, herunder Lejelov, Boligreguleringslov, Bogføringsloven og Hvidvaskloven

• Vores eller vores kunders berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

• Behandling med samtykke

Formålene: 

Formål med behandling af oplysninger på lejere og fremlejetagere: 

• Håndtering af leje- eller fremlejeforhold, herunder opkrævning af husleje og udbetaling af depositum og lignende

• Opfyldelse af lovkrav 

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger på medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:

• Håndtering af foreningens drift og medlemshåndtering, herunder opkrævning af ejer- og boligafgift samt planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter

• Opfyldelse af lovkrav

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger på ansøgere på findbolig.nu:

• Håndtering af ventelisten, herunder opkrævning af kontingent

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger på ansatte:

• Håndtering af ansættelsesforhold

• Opfyldelse af lovkrav

• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

Formål med behandling af oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

• Håndtering af leverandør- eller samarbejdsaftale

• Opfyldelse af lovkrav

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger om kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

• Håndtering af administrationsaftale

• Opfyldelse af lovkrav (Hvidvaskloven)

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger om såkaldte Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere:

• Håndtering af aftale med ’hovedpersonen’

• Håndtering på baggrund af ønske fra de berørte personer

• Opfyldelse af lovkrav

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser. Følgende behandling kan typisk forekomme: 

• Vi opbevarer dine almindelige personoplysninger i en periode efter ophør af dit lejeforhold, efter udtræden af foreningen eller efter ophør af din leverandøraftale, dit kundeforhold mv. Det sker både i forhold til gældende lovgivning (f.eks. Hvidvaskloven eller Bogføringsloven), der forpligter os, til at opbevare oplysninger i en given periode. Derudover opbevares oplysninger af praktiske og administrative hensyn og med henblik på forældelsesreglerne.

• Vi videregiver dine almindelige personoplysninger til kunden, revisor, håndværkere, huslejenævn, advokat, ejendomsmæglere, potentielle købere af ejendommen i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med drift og administrationen af ejendommen.

• Din lejekontrakt kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere, samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejdes værdi. 

• Både opbevaring og videregivelse sker under hensyn til udlejers interesse i at kunne dokumentere grundlag for lejefastsættelsen i ejendommen eller i et bestemt lejemål samt udlejers pligt til og interesse i at opretholde god skik og orden i ejendommen. 

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

I forbindelse med drift og administration af vores kunders ejendomme sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder revisorer, advokater og ejendomsmæglere, til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole samt til Danmarks Statistik.   Behandling hos tredjeparter sker udelukkende til specifikke formål. Videregives oplysninger til (under-)databehandlere, vil der foreligge en databehandleraftale, der forpligter disse til at behandle dine personoplysninger fortroligt og til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen. Bliver ejendomme solgt, videregives relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboelses- og lejeforhold, til potentielle købere. Er ejendommen omfattet af reglerne for tilbudspligt, bliver oplysningerne ligeledes videregivet til ejendommens andre beboere. Lejekontrakter kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejedes værdi. Oplysning om lejeniveau, lejeudvikling, lejebetalinger m.v. kan blive videregivet til Danmarks Statistik med henblik på behandling i statistisk historik eller videnskabeligt øjemed. I forbindelse med din opsigelse af lejemål, kan dine kontaktoplysninger blive videregivet til potentielle lejere for at besigtige lejemålet. Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivningen videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen. Dine personoplysninger vil ikke blive overført til andre lande uden for EU/EØS og lande, der ikke har love, der giver særlig beskyttelse af personoplysninger, der sikrer behandlingen. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Der kan forekomme behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som lejer eller fremlejetager, som medlem af foreningen, som beboer i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening, som ansøger på Findbolig.nu, som ansat på ejendommen, som kontaktperson hos en leverandør eller samarbejdspartner, som kunde eller kundens reelle ejer eller bestyrelsesmedlem eller som biperson. Generelt opbevarer vi dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det eller de formål, dine personoplysninger er blevet indsamlet til. Det betyder følgende:

Lejer- eller fremlejetager:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit leje- eller fremlejeforhold og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor lejeforholdet er ophørt.

Medlemmer i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode efter medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor du er udtrådt af foreningen.

Ansøgere på findbolig.nu:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af medlemskab på ventelisten og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på opfyldelse af forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 12 måneder efter udløbet af det regnskabsår, hvor dit medlemskab er ophørt.

Ansatte på ejendommene:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af ansættelsesforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor dit ansættelsesforhold er ophørt.

Kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af leverandør- eller samarbejdsaftalen og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven og forældelsesreglerne, opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af regnskabsåret med sidste leverance eller hvor samarbejdet er ophørt.

Kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af kundeforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og af hensyn til bogføringsloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i 10 år efter udløbet af regnskabsåret for kundeforholdets ophør.

• Oplysninger, som alene er indhentet med henblik på at efterleve hvidvasklovgivningen gemmes i 5 år fra forretningsforbindelsens ophør eller den enkeltstående transaktions gennemførelse, medmindre andet er fastsat i anden lovgivning for sådanne oplysninger.

Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere; reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer hos kunder:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af regnskabsåret for hovedforholdets ophør.

Vi opbevarer oplysninger, der er relevante som dokumentation for lejefastsættelsen eller andre vigtige forhold på ejendommen, f.eks. lejekontrakter, lejevarslinger, huslejenævnsafgørelser og domme, så længe de kan være nødvendige.

Vi har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod at de fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen om behandling af personoplysninger. Der er for at sikre dette bl.a. etableret IT-sikkerhedsregler og Behandlingsregler, der følger af vores ISO-certificerede kvalitetsledelsessystem.

På vores hjemmeside gøres der brug af ’cookies’. En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren på din computer, smartphone, iPad, eller hvad du ellers benytter, når du besøger hjemmesiden. Cookies gør det muligt at genkende din computer mv. og samle information om din adfærd på nettet, herunder hvilke sider og funktioner, der besøges med din browser, samt sikre at den fungerer rent teknisk. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde at få en hjemmeside til at fungere efter hensigten. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle hjemmesider.Læs mere om vores cookie politik her:

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse 

• Retten til sletning 

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K.

Når du har tilmeldt dig en af vores nyhedsmails, registrerer vi dit navn samt din mailadresse. Oplysningerne benyttes til at udsende nyhedsmails og invitation til arrangementer. I forbindelse med din registrering er der i nogle tilfælde mulighed for, at du kan give os yderligere oplysninger om dig selv, fx din adresse eller boligform. Disse oplysninger anvendes til at give dig en bedre service og indhold. Du kan altid afmelde dig vores nyhedsmails via afmeldingslinket nederst i hver mail og dermed trække dit samtykke tilbage. Vi bruger PeytzMail til at udsende vores nyhedsmails. Du kan læse mere om PeytzMails privatlivspolitik på deres hjemmeside:

The data controller is usually your landlord or your association. Based on our role as a data processor for the landlord/association, we ensure that our processing of your personal data takes place in accordance with legislation.

If you need to find information about data processing from the data controller, please contact your landlord/association.

If you have any questions about the processing of personal data by DEAS, you are very welcome to contact:

DEAS A/S Dirch Passers Allé 76 2000 Frederiksberg CVR: 20 28 34 16 Phone.: +45 70 30 20 20 Email: persondata@deas.dk

At DEAS we process the following personal data:

Information about tenants or sub-tenants:

• Ordinary personal data: - Registration and contact details such as name, address, telephone number, email address, IP address, lease number - Anti-money laundering documentation, including photo identification - Title, occupation and educational background - Family circumstances and household details, including information about separation, divorce and the end of a cohabiting relationship - Payment details, including bank account, any payment default, insolvency or bankruptcy declarations and the attachment of deposits - Details of and correspondence relating to letting or sub-letting, including tenancy agreement, layout of the leased premises, consumption accounts, notification letters, laundry cards, access keys and cards, appeals, housing benefit - Registration numbers of cars, when renting a parking space - Reason for vacation, including death or moving to a nursing home

• Personal data subject to a higher degree of protection: - CPR number

Details of members or residents of an owner-occupied, cooperatively-owned or property-owner association:

• Ordinary personal data: - Registration and contact details such as name, address, telephone number, email address, IP address, customer number - Anti-money laundering documentation, including photo identification - Title, occupation and educational background - Family circumstances and household details - Photos, pictures or video recordings - Payment details, including bank account, any payment default, insolvency or bankruptcy declarations, and attachment - Details of and correspondence relating to the membership of the association, including the value and layout of the cooperatively-owned unit or flat, as well as consumption accounts, laundry cards, access keys and cards, and appeals - Information recorded in the title register, such as easements, entitlements and debt - Reason for sale, including death, divorce, end of a cohabiting relationship or moving to a nursing home - Registration number of cars, for administration of parking spaces

• Personal data subject to a higher degree of protection: - CPR number

Information concerning applicants at findbolig.nu:

• Ordinary personal data: - Contact details such as name, address, telephone number, email address - Information concerning the data subjects’ special affiliation and priority position, according to the landlord’s applicable allocation rules (member no., etc.) - Correspondence concerning the allocation of homes, including flat preferences, family circumstances and household

• Personal data subject to a higher degree of protection: - CPR number

Details of employees:

• Ordinary personal data: - Registration and contact details such as name, address, telephone number, email address, IP address - Title, occupation and educational background - Family circumstances and contact details of next-of-kin - Photos, pictures or video recordings - Information for employment and payroll administration, including salary details, account details, tax card, training, length of service, secondary employment, working hours and tasks, access keys and cards, holiday planning, sick leave, maternity leave, employee benefits, social security, pension, criminal record, warnings, reprimands, dismissal and termination

• Personal data subject to a higher degree of protection: - CPR number - Any trade union membership - Any misuse of alcohol or narcotics

Details of contact persons at suppliers and business partners:

• Ordinary personal data: - Registration and contact details such as name, address, telephone number, email address, IP address - Title, occupation, position and educational background

Details of customers, the customer's beneficial owners and board members:

• Ordinary personal data: - Registration and contact details such as name, address, telephone number, email address, IP address - Title, occupation, position, including board and executive board positions, educational background - Details of ownership of companies or properties that are included in the customer relationship, as well as related matters such as insurance, bank details, accounting and tax information, subscription rights and powers of attorney - Proof of identity for anti-money laundering purposes, including photo identification of the customer's beneficial owners and board members

• Personal data subject to a higher degree of protection: - CPR number

Information concerning secondary persons, such as relatives of tenants or employees:

• Ordinary personal data: - Registration and contact details such as name, address, telephone number, email address, IP address - Title, occupation and educational background - Family circumstances

In principle, DEAS does not process particularly sensitive information or information concerning criminal offences.

However, there may exceptionally be cases under tenancy law whereby DEAS will process sensitive personal data in order to safeguard the customer's rights under other legislation if, for example, DEAS has a need to register a criminal offence in, or in connection with, the customer's properties, including to safeguard the customer's legal position on any claim for compensation or grounds for termination.

Finally, in exceptional cases, DEAS may process sensitive personal data in connection with the handling of personnel matters for the customer's employees associated with the customer's properties, either to safeguard the customer's claims for reimbursement or compensation for public legal or insurance cover, or to safeguard the customer’s legal position in the event of any compensation claim, or as the notifier of any criminal offence.

We will normally receive the information from you. In some cases, this may be from other sources, typically:

• Public authorities, such as the tax information necessary for payment of salaries

• Real estate agents

• Landlord

• Previous property administrator of the landlord/association

• Other residents of the property

We use Google Analytics (GA) to track user behaviour. We use this data to determine the number of people who use our website and application, to better understand how they find and use our website and application, and to see their journey through the website and application.

Although GA records data such as your geographic location, device, internet browser and operating system, none of this information personally identifies you.

Disabling cookies prevents GA from tracking your visits to our website.

We process your personal data for specific purposes when we or our customers, for whom we are data processors, have a lawful reason.

Lawful reasons for processing are usually:

• Necessary in order to fulfil a contract/agreement basis with you

• Processing according to legal requirements, including the Danish Tenancy Act, Housing

Regulation law, Bookkeeping Act and Anti-Money Laundering Act

• Our own or our customers’ justified (legitimate) interests in processing your data (the balancing of interests rule)

• Processing with consent

Purposes:

Purpose of processing information concerning tenants and sub-tenants:

• Handling of letting or sub-letting conditions, including the collection of rent and the payment of deposits and similar payments

• Fulfilment of statutory requirements

• Administration of your relationship with us or with our customers

Purpose of the processing of data concerning members or residents of an owner-occupied, cooperatively-owned or property-owner association:

• Handling of the association’s operations and handling of members, including the collection of ownership and housing charges, as well as the planning, execution and follow-up of projects

• Fulfilment of statutory requirements

• Administration of your relationship with us or with our customers

Purpose of processing information concerning applicants at findbolig.nu:

• Handling of the waiting list, including collection of fees

• Administration of your relationship with us or with our customers

Purpose of processing data concerning employees:

• Handling of employment conditions

• Fulfilment of statutory requirements

• Payment of salaries, allowances, reimbursements and similar

Purpose of processing details of contact persons at suppliers and business partners:

• Handling of supplier or cooperation agreement

• Fulfilment of statutory requirements

• Administration of your relationship with us or with our customers

Purpose of the processing of details of customers and the customer's beneficial owners and board members:

• Handling of administration agreement

• Fulfilment of statutory requirements (Anti-Money Laundering Act)

• Administration of your relationship with us or with our customers

Purpose of the processing of information concerning secondary persons, such as relatives of e.g. tenants or employees:

• Handling of agreement with the ‘principal party’

• Handling on the basis of the wishes of the persons concerned

• Fulfilment of statutory requirements

• Administration of your relationship with us or with our customers

To the extent that we process your personal data on the basis of the balancing of interests rule, this processing will solely be motivated by justified (legitimate) interests. The following processing may typically occur:

• We retain your ordinary personal data for a period of time after the expiry of your tenancy, after withdrawal from the association or after the expiry of your supplier agreement, or your customer relationship, etc. This takes place in accordance with applicable legislation (e.g. the Anti-Money Laundering Act or the Bookkeeping Act), which obliges us to retain information for a given period. In addition, information is retained for practical and administrative reasons and in respect of the limitation rules.

• We forward your ordinary personal data to the customer, accountant, craftsmen, rent board, attorney, estate agents, or potential buyers of the property, to the relevant and necessary extent in conjunction with the operation and administration of the property.

• For use as a comparative lease, your tenancy agreement, notices of rent increase and overviews of rental debt collections may be disclosed to the landlord's attorney, rent board or other landlords, as well as their representatives, with an interest in documentation of the value of the lease.

• Both retention and disclosure will take account of the landlord’s interest in being able to document the basis for determining the rent for the property or in a particular lease, and the landlord’s obligation and interest in maintaining good conduct and order in the property.

Our processing of your personal data will usually be based on a legal basis other than consent. We therefore only obtain your consent when, in rare cases, this is necessary in order to process your personal data for the purposes described above.

If we obtain your consent, such consent will be voluntary, and you may withdraw it at any time by notifying us thereof.

In connection with the operation and management of our customers’ properties, information is disclosed to business partners and suppliers, including accountants, attorneys and real estate agents, and to dispute resolution bodies, such as rent boards and courts, and to Statistics Denmark.

Processing by third parties takes place solely for specific purposes. If information is disclosed to (sub)data processors, a data processing agreement will oblige them to process your personal data confidentially and to take appropriate technical and organisational security measures to prevent the accidental or unlawful destruction, loss or impairment of the information, or that it is disclosed to unauthorised persons, misused or otherwise processed in conflict with data processing legislation.

If properties are to be sold, relevant information concerning the property, including residential and rental conditions, will be disclosed to potential buyers. If the property is subject to the rules concerning the obligation to make an offer, the information will also be disclosed to the property’s other residents.

For use as a comparative lease, tenancy agreements may be disclosed to the landlord's attorney, rent board or other landlords, as well as their representatives, with an interest in documentation of the value of the lease.

Information on rent level, rent development, rent payments, etc. may be disclosed to Statistics Denmark for statistical, historical or scientific purposes.

In connection with your termination of lease, your contact information may be passed on to potential tenants in order to view the lease.

If representation of the residents of a property has been established, in accordance with tenancy legislation, relevant information concerning tenants will be disclosed to the resident representatives.

Your personal data will not be transferred to other countries outside the EU/EEA and countries that do not have laws providing special protection of personal data, to safeguard processing.

We do not disclose personal data to companies for marketing purposes without your consent.

Processing purposes and retention periods may apply, depending on whether we process your personal data as a tenant or sub-tenant, as a member of the association, as a resident of an owner-occupied, cooperatively-owned or property-owner association, as an applicant on Findbolig.nu, as an employee of the property, as a contact person of a supplier or business partner, as a customer or the customer's beneficial owner or board member, or as a secondary person.

In general, we store your personal information for as long as is necessary for the purpose or purposes for which your personal information has been collected. This means the following:

Tenant or sub-tenant:

We will retain your personal data for a period of time from the expiry of your letting or sub-letting agreement, and in accordance with the following criteria:

• For practical and administrative reasons, and for the purposes of the Bookkeeping Act, the Anti-Money Laundering Act and the limitation rules, we retain your data for up to 10 years after the end of the financial year in which your activity ceased.

Members of an owner-occupied, cooperatively-owned or property-owner association:

We will retain your personal data for a period of time after the expiry of your membership, and in accordance with the following criteria:

• For practical and administrative reasons, and for the purposes of the Bookkeeping Act, the Anti-Money Laundering Act and the limitation rules, we retain your data for up to 10 years after the end of the financial year in which the tenancy has ended.

Applicants at findbolig.nu:

We will retain your personal data for a period of time from the expiry of your membership of the waiting list, and in accordance with the following criteria:

• For practical and administrative reasons, and for the purposes of the limitation rules, we retain your data for up to 12 months after the end of the financial year in which your membership expired.

Property employees:

We will retain your personal data for a period of time from the end of your employment, and in accordance with the following criteria:

• For practical and administrative reasons, and for the purposes of the Bookkeeping Act and the limitation rules, we retain your data for up to 10 years after the end of the financial year in which your employment ended.

Contact persons at suppliers and business partners:

We will retain your personal data for a period of time from the expiry of the supplier or cooperation agreement, and in accordance with the following criteria:

• For practical and administrative reasons, and for the purposes of the Bookkeeping Act and the limitation rules, we retain your data for up to 10 years after the end of the financial year with the last delivery, or in which the cooperation ended.

Customers, the customer's beneficial owners and board members:

We will retain your personal data for a period of time from the end of the customer relationship, and in accordance with the following criteria:

• For practical and administrative reasons, and for the purposes of the Bookkeeping Act and the limitation rules, we retain your data for 10 years after the end of the financial year in which the customer relationship ended.

• Information obtained solely for the purpose of complying with the Anti-Money Laundering Act is stored for 5 years from the termination of the business relationship or the completion of the single transaction, unless otherwise provided in other legislation for such information.

Secondary persons who are relatives of e.g. tenants or employees; beneficial owners and board members of customers:

• For practical and administrative reasons, we retain your information for up to 10 years after the end of the financial year in which the principal relationship ends.

We retain information that is relevant as documentation of the rent fixing or other important aspects of the property, such as tenancy agreements, rent notifications, rent board decisions and rulings, for as long as they may be necessary.

We have implemented both technical and organisational security measures intended to protect your data from accidental or unlawful destruction, and from the loss or impairment of the data, or from it being disclosed to unauthorised persons, misused or otherwise processed in contravention of legislation concerning the processing of personal data. In order to ensure this, IT security regulations and processing rules have been established, as a consequence of our ISO-certified quality management system.

On our website, we use ‘cookies’. A cookie is a small text file that is saved in the web browser of your computer, smartphone, iPad, or whichever device you use when you visit the website. Cookies make it possible to recognise your computer, etc. and to gather information about your online behaviour, including which pages and features are visited with your browser, and to ensure its technical functioning. In some cases, cookies are the only way to make a website function as intended. A cookie is a passive file that cannot collect information on your computer, or spread computer virus or other malware. It is anonymous and does not contain any personal data. Cookies are used by virtually all websites.

Read more about our cookie policy: 

You have a number of special rights under the General Data Protection Regulation, when we process personal data about you:

• Right to be informed about the processing of data

• Right of access to your own personal data

• Right of rectification

• Right of erasure

• Right to restriction of processing

• Right to data portability (issue of data in a generally used format)

• Right of objection

You may exercise your rights, including objecting to our processing, by contacting us. You can find our contact details at the top of the page.

If you, for example, request to have your personal data rectified or erased, we will investigate whether the conditions are fulfilled and, if so, rectify or erase the data as soon as possible.

You have the opportunity to complain about the processing of information and data relating to you. Complaints may be submitted to the Danish Data Protection Agency, Borgergade 28, DK-1300 Copenhagen K.

Once you have signed up for one of our newsletters, we will register your name and email address. This data is used to email newsletters and invitations to events.

In connection with your registration, in some cases you can give us additional information about yourself, such as your address or type of housing. This information is used to provide you with better service and content.

You can always unsubscribe from our email newsletters via the unsubscribe link at the bottom of each email, thereby withdrawing your consent.

We use MailChimp to email our newsletters. MailChimp is a certified supplier outside the EU, and you can read MailChimp’s privacy policy on their website: