Politik for dataetik

DEAS A/S har vedtaget følgende principper for at sikre etisk og ansvarlig behandling af data.

DEAS forvalter ejendomme på vegne af vores investorer og kunder i stort alle ejendomstyper i Skandinavien.

I forbindelse med denne forvaltning af ejendommene behandler vi en lang række oplysninger omkring ejendommenes forbrug, drift, brug og performance, som vi bruger til at sikre den bedst mulige resultatskabelse for investorerne og til at sikre den bedste oplevelse for ejendommens brugere.

Vi behandler samtidig data omkring vores medarbejdere og de mennesker, der færdes omkring ejendommene, der er nødvendige for at vi kan træffe de rette forretningsmæssige beslutninger på et oplyst grundlag og for at sikre kontinuerlige forbedringer.

Formål

Formålet med denne politik er at fastsætte DEAS’ standarder for dataetik i behandlingen af disse oplysninger og understrege at data skal benyttes på en ansvarlig og bæredygtig måde.

Denne politik skal udvikle sig løbende over tid i takt med samfundsudviklingen og de løbende observationer og erfaringer, som vi gør os i arbejdet med dataetik.

De nedenstående vejledende principper om dataetik skal være en integreret del af den måde vi arbejder på og vores tilgang i enhver sammenhæng. Derfor er det vigtigt at disse principper kendes og følges af DEAS’ medarbejdere og samarbejdspartnere, der indsamler eller bearbejder data i for og med DEAS.

DEAS har på den baggrund opstillet følgende principper for etisk behandling af data:

• Kommunikation

  I DEAS ønsker vi at være tydelige omkring, hvornår, hvorfor og hvordan vi bruger data, og det vil vi opnå ved at kommunikere på en enkel og gennemsigtig måde i de relationer, som vi arbejder under.

• Data

  Indsamling og analyse af data er nødvendig for at sikre kontinuerlig fornyelse og forbedring af de produkter og tjenester, som DEAS leverer.

  De data, som vi behandler vedrører som nævnt data omkring ejendommene og deres drift, og data omkring lejerne og deres brug af det lejede, data om vores investorer/kunder og samarbejdspartnere samt data om medarbejdere og ansøgere.

  DEAS forpligter sig derfor til at sikre, at data anvendes på en sikker og fuldt ud gennemsigtig måde og ultimativt med det formål at levere den bedst mulige service i alle vores forretningsmæssige relationer med samtidig bærende principper om respekt for individet og den enkeltes værdighed; respekt for privat- og familieliv samt beskyttelse af personoplysninger.

• Særligt om data om medarbejdere

  I DEAS har vi beskrevne processer for indsamling og brug af medarbejderdata (herunder ansøgere) for at sikre, at sådanne data håndteres i overensstemmelse med gældende lovgivning.

  Alle ansøgere og medarbejdere informeres om enhver behandling af deres persondata i form af privatlivspolitikker.

  For at sikre at data ikke behandles på en uetisk måde, modtager alle medarbejdere løbende træning og awareness i korrekt behandling af persondata.

  DEAS indsamler kun oplysninger om medarbejdere og ansøgere fra eksterne kilder, hvis det er nødvendigt og vi informerer altid om det.

  Derudover følger DEAS principper om at dataindsamling begrænses til det nødvendige for formålet, og at indsamlingen sker fra pålidelige kilder. Medarbejderne eller ansøgerne har altid mulighed for at gøre brug af deres rettigheder i henhold til persondatalovgivningen.

• Digital udvikling

  Digitale processer er i stadig udvikling og en nødvendig og integreret del af den måde, vores forretning drives i dag og fremtidigt.

  Alle væsentlige nye processer er underlagt en fast proces, hvor vi sikrer at investeringer i ny teknologi er underlagt en intern godkendelsesproces, hvor det også indgår at ændringen er ansvarlig og etisk. Bl.a. ønsker vi at sikre imod:

  • Forskelsbehandling overfor enkeltpersoner ved at vi søger at undgå datadrevne beslutninger, f.eks. brug af machine learning og algoritmer, der ikke indeholder en menneskelig vurdering.
  • Unuanceret brug af data, der indebærer risiko for beslutningstagning på et forkert eller ufuldstændigt grundlag.
  • Massiv dataindsamling, for at understøtte at enhver dataindsamling skal tjene et nødvendigt og reelt formål.
  • Ustruktureret datahåndtering, for at sikre stringente strukturer for opbevaring af data, og at al data vil blive opbevaret forsvarligt og tilgængeligt samt slettet når det ikke længere er relevant eller opdateret.

• Løbende opmærksomhed

  DEAS ønsker at sikre den bedst mulig opmærksomhed omkring etisk brug af data. Derfor har DEAS indarbejdet en række interne politikker og retningslinjer for arbejdet med data og særligt persondata, samt sikret generel træning og vidensopdatering af medarbejderne med henblik på løbende overholdelse af lovgivning på området.

  Vi opfordrer i øvrigt løbende medarbejdere og samarbejdspartnere, der arbejder med data, til positivt at involvere sig i dataetiske spørgsmål og til at rejse de bekymringer og observationer, som de måtte have i den forbindelse. Dermed sikrer vi en løbende udvikling af DEAS’ principper for dataetik.

  DEAS har derudover implementeret en Whistleblowerordning for at sikre, at alle medarbejdere har mulighed for, også anonymt, at give udtryk for eventuelle bekymringer. Det gælder også i forbindelse med brugen af data om lejere, kunder og medarbejdere.

Ejerskab

Denne politik for dataetik ejes og håndhæves af direktionen.

Revision

Politikken revideres mindst én gang årligt.

Senest revideret: 1. marts 2022