Kontor- eller butikslejer

Inden du flytter ind, er dit lejemål blevet gennemgået for fejl og mangler af ejendommens vicevært eller projektleder. Vi har naturligvis også sørget for, at eventuelle istandsættelsesarbejder og indretningsarbejder er afsluttet og udført i den stand og kvalitet, som er aftalt i lejekontrakten.

Når du skal til at flytte ind, skal du mødes med ejendommens vicevært og/eller projektleder. Og her vil følgende typisk ske:

• Du og viceværten gennemgår lejemålet med fokus på den aftalte indretning.

• Du får udleveret nøgler/kort til lejemålet.

• Du og viceværten aftaler ordlyd og udformning af navneskilt eller andre skilte.

• I aflæser elmålerstanden og aftaler, hvem der indberetter til forsyningsselskabet.

• I tjekker, at alle forbrugsmålere (varme, vand, el og andet) er blevet aflæst (viceværten har opgaven med at tilmelde ny lejer).

• Du er selv ansvarlig for tilmelding til elforsyningen, hvis der er selvstændige elmålere i lejemålet.

• I tjekker lejemålets og ejendommens fælles installationer.

• I gennemgår praktiske forhold på ejendommen.

• Du får udleveret en indflytningsrapport.

• Konstaterer I fejl eller mangler i lejemålet ved og lige efter indflytningen, vil de typisk blive udbedret, så du har modtaget lejemålet uden fejl og mangler.

I kan benytte indflytningsrapporten som et tjekskema for at sikre, at lejemålet er i orden. På indflytningsrapporten kan I notere eventuelle fejl og mangler.

Et godt råd er også at gennemfotografere lejemålet, inden du tager det i brug. På den måde er det lettere at huske, hvordan lejemålet så ud, når du engang skal fraflytte.

Er der fejl og mangler ved lejemålet, vil det blive aftalt med dig, om du ønsker en udbedring, eller om de blot skal registreres, så der kan blive taget højde for dem ved fraflytning.

Ved udgangen af måneden udsender Betalingsservice en opkrævning på næste måneds eller kvartals leje.

Vi anbefaler dig som lejer at melde lejebetalingen til Betalingsservice, men det er ikke noget krav.

Betaling og rykkerprocedure

Selve betalingen af lejen følger lejelovens regler. Bliver lejen ikke betalt rettidigt, rykker vi i henhold til lejelovens regler, ligesom I bliver opkrævet et påkravsgebyr.

Skulle du komme i en situation, hvor du bliver forsinket med din lejeindbetaling, vil vi meget gerne have det oplyst fra dig, så vi kan notere det i vores system.

Vi er desværre alligevel nødsaget til at følge vores rykkerprocedure – selv om det kan virke som spild af ressourcer. Men bliver der ikke betalt, så er udlejer nået lidt længere i processen med at få inddrevet restancen, end ved at vente.

Hvis der opstår problemer i lejemålet eller på ejendommen, så kan du altid kontakte viceværten. Det kan du nemt gøre med vores mobil-app 'DEAS 24syv'. Her kan du både indmelde problemer, der skal løses, og finde kontaktoplysninger på viceværten, der er tilknyttet ejendommen og dit lejemål.

Akutte skader uden for normal arbejdstid

Du har altid mulighed for at tilkalde hjælp – også uden for normal arbejdstid, hvor viceværten ikke er tilgængelig. Ejendommen er nemlig tilmeldt en ordning, som sikrer at du altid kan få hjælp, hvis skader skulle ske.

Du skal blot ringe på vores hovednummer 70 30 20 20, så viderestilles opkaldet automatisk til akut døgnservice.

Det kan være at du undervejs i lejeperioden får behov for at foretage ændringer i lejemålet. Det kan være i dets installationer eller måske er der behov for fuldstændige ombygninger for at gøre lejemålet mere moderne.

Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at ændringer af det lejede lokale kun må foretages med udlejers skriftlige tilladelse.

Proceduren kort fortalt

Vi anbefaler dig i første omgang at henvende dig til ejendommens vicevært og fortælle om dine ønsker og planer til en eventuel ombygning.

Når du er klar til at søge om tilladelse til at foretage ændringer af lejemålet, skal du blot kontakte ejendommens projektleder, som skal godkende ombygningen.

Ved større og mere komplekse ombygninger er det ofte nødvendigt at lade fagfolk styre ombygningsprocessen i forhold til tid, økonomi og kvalitet, og det kan vi hos DEAS hjælpe med. Vi har stor erfaring med at gennemføre byggesager, mens der er brugere i lejemålet, og vi er vant til at tage hensyn til andre lejere i ejendommen.

Betaling for ombygningen

Inden ombygningen går i gang, skal det være afklaret, om ombygningen betales af dig som lejer eller bliver finansieret ved en forbedringsforhøjelse. Hvis der er tale om en meget stor ombygning, kan det være, at udlejer skønner, at du som lejer skal indbetale et depositum til sikkerhed for retablering i forbindelse med fraflytning.

Hvis du skal flytte fra dit lejemål, skal du sender os din opsigelse. Vi skal have modtaget opsigelsen senest den 1. i pågældende måned, og modtagelsen skal gerne indenfor almindelig kontortid.

Du må selv bestemme om du sender opsigelsen via mail, post eller noget helt tredje. Der er ikke et formkrav til din opsigelse, du skal blot oplyse kundenummer eller adresse på lejemålet, så er det nemlig lettere for os at registrere oplysningerne.

Derudover skal det tydeligt fremgå af opsigelsen, hvilken dato du ønsker, at opsigelsen skal træde i kraft fra. Der skal også være tydeligt navn på den, der underskriver opsigelsen.

Du kan med fordel også give og oplysninger om kontaktperson, telefonnummer, e-mailadresse, træffetidspunkt og lignende. Dette er dog ikke et krav.

Bekræftelse på opsigelsen

Din opsigelse vil blive registreret i vores administrationssystem, og herefter sender vi dig en skriftlig bekræftelse på at vi har modtaget opsigelsen. Bekræftelsen vil som minimum indeholde følgende:

• Bekræftelse af, at vi har modtaget opsigelsen

• Fraflytningsdagen. Dvs. den dag, du ikke længere hæfter for betaling af leje m.m.

• Hvilken stand lejemålet skal afleveres i

• Kontaktinformationer på den person, som har ansvaret for flyttesynet hos os

• Besked om, at samtlige nøgler til lejemålet skal afleveres

• Besked om, at elaflæsning skal ske i forbindelse med fraflytningen

• Besked om, at eventuelle nye lejere løbende skal have adgang til at bese lejemålet.

Vi sender dig også et skema, hvor du gerne må skrive oplysninger om ny adresse samt oplysninger om registrerings- og kontonummer til den bank, en eventuel fraflytningssaldo kan overføres til. Herefter vil vi bede dig returnere skemaet til os.

Udlejer ønsker selvfølgelig at genudleje lejemålet så hurtigt som muligt, og du vil derfor formentlig kort tid efter opsigelsen blive kontaktet af en af vores erhvervsmæglere fra DEAS Erhverv, som vil besigtige lejemålet.

Inden du fraflytter lejemålet, skal der afholdes et flyttesyn. Det betyder egentlig bare, at lejemålet skal gennemgås med ejendommens vicevært eller den projektleder, der står for ejendommens drift. Her bliver det noteret, hvilke arbejder der skal udføres i lejemålet.

Istandsættelse i lejeperioden

Lejemålet skal istandsættes i din lejeperiode. Det betyder, at ud- og indflytning skal ske samme dag.

Istandsættelsen sker derfor ofte på en af de følgende måder:

Lejemålet istandsættes af håndværkere inden din fraflytning.

Istandsættelseskravet aftales (afhænger af lejekontraktens formuleringer). Udgiften hertil fastlægges – eventuelt ved at der indhentes tilbud på de aftalte arbejder – og selve istandsættelsen udføres senere.

Flyttesyn

Ved flyttesynet registrerer ejendommens vicevært eller ejendommens projektleder nummeret på den elmåler, der forsyner lejemålet med el. Hvis ikke du har aflæst måleren og indberettet tallet til forsyningsselskabet – så sørger vi for det.

Når flyttesynet er afsluttet, har du som lejer ikke længere adgang til lejemålet. Derfor skal alle nøgler/kort afleveres. Ejendommens vicevært eller projektleder tager også ofte billeder af lejemålet som dokumentation for lejemålets stand ved fraflytningen.

Når flytterapporten er udfyldt af viceværten eller projektlederen, modtager du eller jeres repræsentation et eksemplar. Som en kvittering for, at du har modtaget flytterapporten, skal den underskrives af jer eller jeres repræsentant – alternativt fremsendes den med anbefalet brev til jer.

Indsigelser

Hvis du ikke er enige i, at de anførte arbejder skal udføres for jeres regning, skal DEAS efterfølgende have det at vide. Du meddeler det ved at skrive det på rapporten eller sende os et brev med de punkter, du ikke kan acceptere og derfor gør indsigelse over.

Når alle regninger på istandsættelsesarbejdet foreligger, eller det er aftalt, hvad planlagte istandsættelsesarbejder vil koste, så udarbejder vi en flytteafregning. Udviser flytteafregningen et overskud, afregner vi beløbet pr. check eller overfører beløbet til den konto, vi har fået oplyst.

Vi forsøger at afregne i løbet af 6-8 uger fra fraflytningsdatoen, men ved fraflytning af meget store lejemål kan det tage noget længere tid.

Afståelse betyder i princippet, at en erhvervslejer overdrager sit lejemål til en anden – med udlejers samtykke. Det kan f.eks. være, når en erhvervslejer ønsker at sælge sin forretning til en anden, hvor lejemålet skal følge med i salget.

Lejeren overdrager sine rettigheder og forpligtelser i forhold til udlejer, til en ny lejer, som indtræder i lejekontrakten.

I sin rene form indebærer afståelsen, at den nye lejer fortsætter i lejemålet på uændrede vilkår.