Alt du skal vide
Beboer-repræsentation
En beboerrepræsentation styrker samarbejdet mellem lejer og udlejer og giver jer både indsigt i og indflydelse på, hvordan ejendommen drives.
Hvis du bor i en ejendom med mindst seks lejeboliger, har I som lejere ret til at vælge en beboerrepræsentation.
Medlemmerne af beboerrepræsentationen:
Varetager lejernes interesser over for udlejer
Er en vigtig sparringspartner for udlejer.
Er opmærksomme på forhold, som hverken udlejer eller vicevært har mulighed for at kende - derfor er repræsentanternes tanker om fx vedligeholdelses- og forbedringsarbejder vigtig information for udlejer.
Er ofte en uvurderlig hjælp, hvis der opstår konflikter mellem lejerne.
Kender de enkelte lejere og kan også være med til at opdage, hvis der er lejere, der har behov for hjælp.
Beboerrepræsentanterne kan drøfte spørgsmål om ejendommens drift med udlejer og får udleveret ejendommens vedligeholdelsesplan.
Repræsentanterne får også udleveret mere udførligt materiale og oplysninger om varsling af lejeforhøjelser. Og de kan på vegne af alle ejendommens lejere gøre indsigelse mod lejeforhøjelser og forbrugsregnskaber.
Beboerrepræsentation stiftes og opløses på beboermøder. Beboerrepræsentanterne skal indkalde til et årligt beboermøde, hvor repræsentanterne vælges, og de enkelte lejere kan stille spørgsmål og komme med forslag. På mødet kan man også vedtage en ny eller ændret husorden.
Hvis man ønsker at stifte eller opløse en beboerrepræsentation eller vedtage ny husorden, skal mere end 50 % af samtlige beboere i ejendommen stemme for det enkelte forslag. Øvrige beslutninger kan vedtages af et flertal af de fremmødte.
Udlejer skal underrettes om, hvorvidt der er en beboerrepræsentation i ejendommen og hvem af beboerrepræsentanterne, der er kontaktperson.
Der holdes møder mellem repræsentanterne og udlejer, når den årlige vedligeholdelsesplan skal gennemgås, og inden der igangsættes større forbedringsarbejder, der vil give lejeforhøjelse.
Repræsentanterne kan foreslå ændringer i prioriteringen af vedligeholdelsesplanen og i forbedringsarbejderne. Det kan for eksempel være en anden fordeling af udgiften mellem lejerne.
Der kan også holdes møde med udlejer om de omkostningsbestemte lejeforhøjelser. Nogle af de driftsudgifter, der indgår i lejeberegningen er delvist variable. Hvis lejerne fx har et ønske om en årlig grundig hovedrengøring, kan udlejer acceptere det mod at udgiften påvirker lejen.
Du kan læse mere om beboerrepræsentationer via knappen nedenfor.
Persondataforordningen fra EU (også kaldet GDPR), der trådte i kraft 25. maj 2018, har betydning for, hvordan beboerrepræsentationen skal opbevare personoplysninger og for kommunikationen med DEAS.
Forordningen omfatter beboerrepræsentationer, der behandler personoplysninger (såkaldt 'dataansvarlig'). Derfor skal I sikre, at I behandler beboernes oplysninger ansvarligt og efter reglerne. Der findes forskellige kategorier af personoplysninger, som I skal være opmærksomme på. Bliv klogere nedenfor.
Almindelige personoplysninger er for eksempel: Navn, bopæl, alder, køn, øjenfarve, civilstand, lejeudgift, gæld m.m.
I må fortsat behandle og opbevare personoplysninger, men det skal være nødvendigt til formålet.
Retningslinjer for, hvordan denne type oplysninger bør behandles:
Personoplysninger må opbevares, men begræns omfanget til det nødvendige og opbevar fysisk materiale i aflåste skabe/rum.
Computere med personoplysninger skal lukkes og låses.
Opret adgangsbegrænsning på fælles filer.
Undgå unødvendige personoplysninger i referater af jeres møder og beboermøder, indkaldelser til beboermøder og andre dokumenter til beboerne.
Personoplysninger skal slettes, når I ikke længere har brug for dem. Dvs. at I fx skal slette eller makulere gamle lejerlister, og oplysninger om lejeforhøjelser, der indeholder lejernavne, bør slettes/makuleres eller anonymiseres, når I har færdigbehandlet forhøjelsen.
Brug i øvrigt jeres sunde fornuft og tænk på formålet; at beskytte personoplysninger mod misbrug.
Der stilles særlige beskyttelseskrav til behandling og opbevaring af følsomme personoplysninger fx oplysning om strafbare forhold, CPR-numre, helbredsoplysninger, seksuelle forhold eller seksuel orientering, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning.
Oplysninger af denne art har I sjældent brug for, og I bør slette den slags oplysninger straks efter modtagelsen.
Som udgangspunkt må beboerrepræsentationen ikke videresende personoplysninger uden vedkommendes udtrykkelige samtykke. Det gælder også for personoplysninger, som beboerrepræsentationen har modtaget fra DEAS. Eneste undtagelse er, når loven kræver det og kun for oplysninger, der er nødvendige til formålet.
DEAS er forpligtet til at overholde persondataforordningen, og kan ikke udlevere personoplysninger om en lejer, uden vedkommendes accept. Kun hvor DEAS er forpligtet af lovgivningen, og når det er nødvendigt til formålet, kan vi oplyse bl.a. lejemålsadresse. Det sker fx ved varsling af lejeændringer på omkostningsbestemt husleje, hvor beboerrepræsentationen modtager en oversigt med adresse og lejemålsnumer.
I vil fortsat få relevante oplysninger om ejendommens forhold, få tilsendt vedligeholdelsesplaner m.m. fra DEAS.
Spørg ejendommens administratorteam, hvis der er noget, I er i tvivl om eller læs mere via nedenstående knap.
Vi håndterer medlemmer af beboerrepræsentationens personoplysninger i overensstemmelse med persondataforordningen. Læs mere om hvordan i vores privatlivspolitik.
