Sikker og effektiv håndtering af den nye persondataforordning

I slutningen af maj træder den nye persondataforordning fra EU i kraft, og med den følger en række nye krav til alle aktører i ejendomsbranchen, der behandler persondata.

Som professionel ejendomsadministrator påtager vi os naturligvis opgaven med at sikre, at behandlingen af persondata sker efter de nye krav samt på en sikker og forsvarlig måde, når vi administrerer vores kunders ejendomme,

siger Bjørn Allentoft, juridisk direktør i DEAS.

Som dataansvarlig skal vores kunder sikre sig, at vi som administrator behandler personoplysninger i overensstemmelse med forordningens krav. Derfor indgår vi snarest en databehandleraftale med vores kunder, der sikrer klare retningslinjer for persondatahåndtering. 

Kvalitetsledelse giver godt udgangspunkt

I DEAS har vi gennem længere tid arbejdet med at kortlægge og analysere de mange personoplysninger, vi opbevarer, og vi implementerer nu de nødvendige tiltag, så vores kunder er garanteret en sikker og effektiv håndtering og data-opbevaring.  

Vi er kommet godt fra start på grund af vores kvalitetsledelsessystem, som er ISO 9001:2015-certificeret. Det betyder, at DEAS allerede har etableret og dokumenteret en række af de nødvendige procedurer og har overblik over, hvor der skal sættes ind. 

Høj IT-sikkerhed

DEAS efterlever også standarderne for ISO 27001, der er en international standard til styring af informationssikkerhed. Det garanterer en høj sikkerhedsstandard i vores IT-systemer. 

Vi er samtidig i fuld gang med at gennemgå alle anvendte systemer for at tilføje nye funktioner, som imødekommer de nye krav fra persondataforordningen.  

Interne politikker

Vi udvikler og tilpasser også interne politikker og arbejdsgange, der sikrer, at vi til enhver tid: 

  • kan dokumentere over for Datatilsynet, at vi opfylder forordningens krav.
  • alene anvender personoplysninger om lejere m.v. til den brug, der er nødvendig for en ordentlig og lovmæssig administration af ejendomme.
  • sikrer fortrolighed i brugen af personoplysninger, herunder at DEAS’ enkelte medarbejdere er underlagt fortrolighed ved behandling af personoplysninger.
  • kan imødekomme forespørgsler om indsigt, sletning og udlevering af data.
  • har en beredskabsplan for evt. databrud. 

Lejerne påvirkes ikke af de nye regler

De nye regler vil ikke påvirke lejerne i de ejendomme, vi administrerer. Vi vil bede om de samme oplysninger ved indgåelse af lejeaftalen som hidtil.

De nye regler giver lejerne mulighed for at vide, hvilke persondata udlejer har registreret om dem, og de kan anmode om at få oplysningerne slettet, hvis de ikke længere tjener et formål. 

Kort om de nye regler

  • Det primære formål med persondatareglerne er at beskytte EU-borgeres personlige oplysninger mod misbrug og at skabe ens regler på tværs af landene.
  • Forordningen vil gælde i Danmark, dvs. at det fremadrettet ikke alene er national lovgivning, men en ens EU-lovgivning, der sætter rammerne for, hvordan persondata skal beskyttes. 
  • Kravene til behandling af persondata bliver markant strammere, og der indføres bøderammer i en hel anden størrelsesorden, end man hidtil har oplevet i Danmark. 
  • Læs evt. mere på www.dbreform.dk.

Udgivet 07. marts 2018

Kontakt

Bjørn Allentoft

Juridisk direktør
Jura
Ring mig op

Spørgsmål?

Har du spørgsmål om persondataforordningen,
så skriv til os.

persondata@deas.dk