Sådan griber du en forbedring an

Der er en række områder, du som udlejer skal have helt styr på, hvis du vil udføre forbedringsarbejde, mens lejemålene er udlejede. Få indblik i de vigtigste procedurer og faldgruber.

Hav en realistisk tidsplan

En ordentlig tidsplan fra starten i projektet er noget af det vigtigste. Udlejer skal sørge for at sætte processen i gang så rettidigt, at man kan nå de nødvendige varslinger, men også så der tages højde for eventuelle uforudsigelige forsinkelser.

Tidsplanen er nødvendig, dels fordi der skal varsles adgang til beboernes lejligheder, hvis der skal arbejdes inde i lejlighederne, dels fordi der kan opstå forsinkelser i projektet.

Hvis der skal varsles iværksættelse, kan en beboerrepræsentation eller et lejerflertal gøre indsigelse, og hvis det sker, skal udlejer indbringe sagen for huslejenævnet, som skal tage stilling til, om udlejer må udføre projektet. Det betyder naturligvis også, at du skal stoppe arbejdet, mens sagen verserer. Det kan give en betydelig forsinkelse, som du skal være forberedt på – også i forhold til dine aftaler med entreprenører m.v.

Overvej en forhåndsgodkendelse

Du kan søge om forhåndsgodkendelse i huslejenævnet, hvis man er usikker på, om fx forbedringsandelen for et forbedringsprojekt eller den fremtidige leje kommer til at overstige det lejedes værdi.
Hvis du kan leve med en vis usikkerhed i forhold til projektets rentabilitet, vil der dog typisk ikke være behov for at indhente en forhåndsgodkendelse.

Husk at varsle

Inden du sætter forbedringsprojektet i gang, er der en række varslinger, som du skal have sendt ud til lejerne og/eller beboerrepræsentationen.

Der skal varsles adgang til de lejligheder, som man skal udføre forbedringsarbejderne i. Den skal udsendes med mindst seks ugers varsel – i visse tilfælde tre måneder – og så bør der naturligvis tages højde for sommerperioder og højtider.

En lidt mere uformel orientering til lejerne er tilstrækkelig, hvis arbejdet kun skal udføres på fællesarealerne.

Udlejer skal også varsle iværksættelse over for lejerne eller beboerrepræsentationen, hvis den kommende forbedringsforhøjelse vil overstige 100 kr. pr. m² (2020-niveau) inkl. eventuelle varslede forbedringsforhøjelser inden for de seneste tre år – eventuelt bare for ét af lejemålene.

Du skal også varsle forhøjelsen af huslejen

Varsling af selve forbedringsforhøjelsen kan godt udsendes, inden arbejdet er begyndt, men der er intet i vejen for at vente med det til under eller efter byggeprocessen.
Hvis lejerne eller beboerrepræsentationen gør indsigelse imod forbedringsforhøjelsen, er det som udgangspunkt udlejer, som skal indbringe sagen for huslejenævnet. Nævnet tager stilling til, om forbedringsforhøjelsen kan godkendes helt eller delvist.

Særlige krav til varslingerne

For alle disse varslingsprocesser gælder, at der er en række gyldighedsbetingelser til de breve, som sendes til lejere/beboerrepræsentation. Hvis de ikke bliver overholdt til punkt og prikke, er varslingerne ugyldige, og så kan udlejer lide et tab.

Møde med beboerrepræsentationen

Hvis ejendommen har en beboerrepræsentation, skal den indkaldes til et møde for at drøfte forbedringsprojektet. Det gælder, hvis den kommende forbedringsforhøjelse vil overstige 62 kr. pr. m² (2020-niveau) inkl. eventuelle varslede forbedringsforhøjelser inden for de seneste tre år – eventuelt bare for ét af lejemålene.
Beboerrepræsentationen har dog ikke en formel mulighed for at gøre indsigelse, så selvom den måske er utilfreds med projektet, kan udlejer fortsætte.

Beregning af forbedringsforhøjelsen

Når forbedringsarbejdet er udført, skal der laves et byggeregnskab. Dette byggeregnskab ligger til grund for beregningen af en endelig forbedringsforhøjelse. Beregningen kan være ganske kompliceret og skal tage hensyn til en lang række forhold:

  • Hvilke udgifter kan indgå i byggeregnskabet?
  • Herunder udgifter til teknikerhonorarer, finansiering og administration m.v.
  • Hvor stor er forbedringsandelen for arbejdet?
  • Hvorledes skal forbedringsforhøjelsen fordeles mellem lejemålene?
  • Er der et maksimum for størrelsen af forbedringsforhøjelsen?      

Husk forbruget

Det er vigtigt at få registreret det el- samt vand- og varmeforbrug, som anvendes til forbedringsprojektet. Dels for at det kan indgå i forbedringsberegningen, dels for at det ikke kommer til at påvirke den omkostningsbestemte leje i ejendommen.

Grundejernes Investeringsfond

Den del af udgifterne til projektet, som ikke er forbedringsarbejder, er vedligeholdelsesudgifter. De kan fradrages på §§ 18- og 18b-kontiene, og der skal derfor udarbejdes et regnskab for forbedringsprojektet.

Søg kvalificeret rådgivning

Det er særdeles vigtigt, at forbedringsprojektet håndteres korrekt fra starten. Og det er altid en god ide at søge kvalificeret rådgivning, så man kommer godt igennem projektet og har en samarbejdspartner, der kan bistå udlejer med både procedurerne og de mulige tvister.     

Udgivet 07. oktober 2019

Kontakt

Kristian Slaarup Kongstad

Afdelingsdirektør
Teknik
Bliv kontaktet

Din partner

DEAS tilbyder professionel og målrettet administration, drift og udvikling af din ejendomsportefølje.

Læs mere