Hvad betyder den nye persondataforordning for beboerrepræsentationen?

Den nye persondataforordning fra EU har betydning for, hvordan beboerrepræsentationen skal opbevare personoplysninger og for DEAS' kommunikation med beboerrepræsentationen.

Beboerrepræsentationen vil fremover fuldstændig som hidtil få relevante oplysninger om ejendommens forhold, blive orienteret i forbindelse med lejevarslinger, genudlejninger, få tilsendt vedligeholdelsesplaner m.m. fra os. Beboerrepræsentationen vil også stadig have mulighed for at få lejerlister i forbindelse med beboermøder.

DEAS må dog fremover ikke udlevere ikke-relevante personoplysninger til beboerrepræsentationen. Det betyder, at vi ikke længere kan orientere beboerrepræsentationen om beboeres klager over andre beboere. 

Beboerrepræsentationens ansvar

Forordningen omfatter også beboerrepræsentationer, der behandler personoplysninger. Derfor skal beboerrepræsentationen sikre, at beboernes oplysninger behandles ansvarligt og efter reglerne. Der findes forskellige kategorier af personoplysninger, som man skal være opmærksom på.

Sådan skal almindelige personoplysninger behandles

Almindelige personoplysninger er for eksempel: Navn, bopæl, alder, køn, øjenfarve, civilstand, lejeudgift, gæld m.m.

Beboerrepræsentationen må fortsat behandle og opbevare personoplysninger, men man skal tænke sig om inden, og overveje, om oplysningerne er nødvendige til formålet.

Der er en række retningslinjer for, hvordan beboerrepræsentationen bør behandle denne type af oplysninger:

  • Personoplysninger må opbevares, men begræns omfanget til det nødvendige og opbevar fysisk materiale i aflåste skabe/rum. 
  • Computere med personoplysninger skal lukkes og låses. 
  • Lav adgangsbegrænsning på fælles filer. 
  • Undgå unødvendige personoplysninger i referater af jeres møder og beboermøder, indkaldelser til beboermøder og andre oplysninger til beboerne.
  • Personoplysninger skal slettes, når I ikke længere har brug for dem. Dvs. at I skal slette eller makulere gamle lejerlister. Oplysninger om lejeforhøjelser, der indeholder lejernavne, bør slettes/makuleres eller anonymiseres, når I har færdigbehandlet forhøjelsen.
  • Brug i øvrigt jeres sunde fornuft og tænkt på formålet: at beskytte personoplysninger mod misbrug. 

Sådan behandles personoplysninger med særlig beskyttelseskrav

Personoplysninger med særlig beskyttelseskrav er fx oplysning om strafbare forhold, cpr-numre, helbredsoplysninger, seksuelle forhold eller seksuel orientering, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning.

Oplysninger af denne art har beboerrepræsentationen ikke brug for, og bør slette den slags oplysninger straks efter modtagelsen. Er I i tvivl, er I velkomne til at spørge os.

Kort om de nye regler

Det primære formål med persondatareglerne er at beskytte EU-borgeres personlige oplysninger mod misbrug og at skabe ens regler på tværs af landene.

Kravene til behandling af persondata er blevet markant strammere med den nye forordning, og der indføres bøderammer i en hel anden størrelsesorden, end man hidtil har oplevet i Danmark.

Sikker håndtering af jeres personoplysninger

DEAS håndterer dine personoplysninger i overensstemmelse med persondataforordningen.

Læs, hvordan vi behandler persondata i vores privatlivspolitik.

Udgivet 06. juni 2018

Flere gode råd

Få svar på de spørgsmål, lejere ofte stiller til os

Læs mere

Find ejendommens kontaktpersoner nemt og hurtigt.

Søg her